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在线OA协同办公系统专题

在线OA协同办公系统：文档管理系统是否可以取代纸质文档

        随着全球信息化的发展，发达国家在几年前，其新型的网络化办公(使用文档管理系统)开始向传统的“公文往返式”办公方式提出挑战，方便、快捷的电子政务也逐步得以推广，并迅速地在全球范围内掀兴起一股“无纸化办公”的新潮流。

　　新型的电子文档管理系统，确实带来了许多好处。实行网络化办公使得纸质文件大量减少，随之而来的印刷、用纸等办公费用也相应缩减。不仅有效提高了办公效率，而且节省了大量相关办公开支。此外，随着电子文档的增多，纸质文件的减少，也将使企业部门在解决大量“文山”问题上节约大量人力和空间。另外，无纸化办公的实现，也能使现有固定资产充分发挥效用，各尽其能。

　　但是从当前无纸化办公的实行状况来看，电子文档管理系统仍然无法完全取代纸质办公。最重要的原因便是安全和真实性。

　　一个人辛勤付出劳动成果，而别人只要用一个U盘，加一个命令就可以轻而易举斩获。在无纸化运作的过程，别有用心者只要一个电子邮件或者一个小小的U盘就可以将一个企业的商业或者人事机密，泄漏出去；甚至有的企业出现个别管理人员离职时将办公电脑中文档全部删除而导致客户资料、管理资料流失的情况。许多上传下达的请示、批复、通知等公文都仍然需要以纸质形式打印出来，盖上公章、领导签字然后才能生效。用以证明其文的真实性，有效性。而电子文档极有可能变为一些别有用心者的造假梦提供美妙的温床。

　　安全和真实性是永远存在的问题，并不是一时能解决的，至少文档管理系统在安全性上还不错，拥有文档管理所需要的一切功能。改善工作流程、提高信息使用率、消除冗余数据、安全地控制内容、避免冲突和数据丢失——所有功能都集中在与Windows Explorer无缝集成的共享云盘里。

　　无纸化办公（文档管理系统）给我们带来了便捷、高效的办公环境，虽然目前还有很多的不足之处需要我们去不断完善，但我相信，随着办公自动化技术的不断创新，随着人们对无纸化办公意识的不断提高，无纸化办公会离我们越来越近。

        当今社会己进入信息社会时代，信息己经受到社会的广泛关注，被看作社会和科学技术发展的三大支柱（材料、能源、信息）之一。信息是管理的基础，是进行决策的的基本依据。在一个组织里，信息己作为人力、物力、财力之外的第四种能源，占有重要的地位。然而，信息是一种非物质的，有别于基本资源的新形式的资源。信息也是管理的对象，必须进行管理和控制。公司文档管理系统是将IT技术用于公司文档信息的管理, 它能够收集与存储公司文档的档案信息，提供更新与检索公司文档信息档案的接口；提高工作效率。