伟创软件：办公软件专家

在线OA协同办公系统专题

在线OA协同办公系统：网上费用报销解决方案

企业问题所在：

1.报销流程繁琐——很多公司，特别是在外地设有众多分支机构的企业，其报销流程十分繁琐。通常是由当地员工填写完报销单据，通过当地主管审批后，再邮寄回公司总部交主管和财务审核，出纳才会根据最终审批通过的单据进行支付处理。

2.审批过程透明度不高——集团公司人事体系复杂，报销过程往往需多人经手，整个过程透明度不高。员工的报销请求即使被驳回，也无法获悉究竟在哪个环节出现差错。

3.员工填写报销单据存在大量重复劳动——在报销过程中还有很多重复的劳动。例如，每个销售人员都需要手工填写单据，然后提交给主管审批，和财务审核。流程结束后，财务人员还要将单据逐一输入到公司财务系统中。财务人员的输入和销售人员的填写完全是重复劳动，而且过程中还容易发生因为错误而导致的不必要的复查、返工工作量。

4.资金支付滞后，对帐困难——在传统的支付手段下，资金支付受审批流程和财务处理速度的双重制约，严重滞后于业务发生。同时，大量的资金支付也带来了大量的对帐工作，财务人员工作负荷大，出错率高。

电子报销系统主要包括三大模块：费用报销支付流程管理、预算流程管理、业务单据流程管理。

电子报销系统针对传统报销流程的弊端，将报销单据加以电子化通过网络实现自动流转，流转过程中可以对单据状态进行实时追踪和查询，通过审批的单据可以自动转化为会计凭证导入企业的财务系统中。其他辅助功能还包括对预算的监控，以及对于费用情况的分析报表。

电子报销解决方案特别适合以销售和市场为导向的大中型企业，可以帮助这些企业解决市场代表和销售代表的费用申请、审批，管理者对费用和预算进行实时监控，以及财务部门对费用发生进行预估，并大大降低重复输入报销单据所带来的重复劳动。

给予客户的收益：

电子报销系统不仅实现了无纸化办公的理想，更在以下三个方面为企业带来收益，
首先，提高工作效率 电子报销系统提供离线填写模式，即使出差在外地的员工也能及时将费用单据上传总公司审批，保证资金运转。审批的过程不再需要员工拿着单据在各审批人办公室、财务部门之间来回折返，系统通过邮件提醒审批者有亟待审批的费用，并自动在审批结束后进入下一个与物理单据的审核流程，最后报财务部门等待付现。即使审批者出差在外，也不影响报销流程的运转，避免了拖沓。

其次，提升审批透明度 电子报销系统通过权限设置提供不同级别的查询功能。普通员工可以看到自己所有申报的费用报销纪录，并可点击查看单项费用的审批纪录。主管按部门、产品项目不同，可查询自己权责范围之内的所有差旅办公、产品专项开发费用等纪录，而更高层领导者则可查看公司全体员工的报销情况，从而了解每一笔支出的用途。另外，系统还能统计员工审批被拒绝的概率，从而提醒审批者着重考察信用额度较差的员工。

最后，降低运营成本 电子报销系统设有费用预算管理这一功能项，按年度、季度规划个人、部门费用预算，包括交际、办公用品、电话传真、差旅费用，并提供预算与实际成本的对比报表，有助于主管了解在哪些方面支出超过了预算，可节约不必要的浪费，从而降低企业总体运营成本。

从整个公司的角度来看，电子报销系统的实施将促进公司内控制度的建设，使管理者可以更加关注公司内部控制流程和预算执行。这种管理理念、风格和管理控制方法的改变将有效优化公司的控制环境。电子报销系统严格的交易授权、明确的职责划分、严密的凭证和记录控制，将进一步完善公司费用报销和审核的控制程序。