在企业发展壮大的过程中，随着业务的增长，总会产生大量有关管理、产品、制造、销售等与各环节相关的电子文档。这些文档对企业和员工来说都是很重要的资产。大量不同格式的文档存放在不同的物理位置，当员工、客户、合作伙伴和供应商需要一些资料时，却发现很难找到所需，集中管理如此盘杂的文档势必非常困难。在企业管理中，机密文件很难得到有效的保护，各部门间难以协同办公，重新开发利用知识资源十分困难。由文档管理引发的这些情况屡见不鲜。这种情很大程度上延误了工作的进度，文档管理俨然成了阻碍企业发展的绊脚石。
虽然企业付出很多时间和精力去组织分类这些文档，避免意外状况发生，结果却是不尽人意。如何科学管理这些盘杂的知识文档使其不至于流失，并得到充分的利用，正是很多企业都深感头疼的问题。
据了解，当前多数企业的电子文档管理几乎空白。管理层对文档管理的重要性认识不足，对于电子文档管理技术更是不甚了解。对于集中管理如此浩大的电子文档，企业感到心有余而力不足。
在日新月异的现代社会，竞争无处不在。知识的竞争是首位的。近年来，由于知识经济的风行，知识管理受到了众多企业的推崇。实行知识管理可以帮助企业整合知识资源，提高核心竞争力。从本质上说，知识管理的基础是实行文档管理。专家总是把知识管理和文档管理相提并论。脱离文档管理的知识管理是不切实际的。这是因为信息资源是一种十分脆弱和很不稳定的东西。文档凝聚了知识财富和智力资源，是最基本，也是最重要信息载体。科学的文档管理可以实现知识的共享和开发利用。离开文档管理的信息化建设等于一纸空谈。不论从哪个角度出发，文档管理?任务都是极为重要的。
一些高效、有远见的企业已经引入了电子文档管理系统，以此取代传统的文档管理方式，率先享受到了先进科技带来的便捷和利益。那些保守、传统的企业还在沿用着传统的纸质文档处理模式，花费很多宝贵的时间去打印、传阅文件，还要聘专人专门整理文件、分类归档、入库存放等事项，同时还得为机要文件的安全提心吊胆；需要某些资料时，面临的又是繁杂大量的查找翻阅工作……在他们看来，计算机在日常工作中只不过是扮演着信息录入和打印文件的辅助角色。殊不知，先进企业和后进企业，首先就在工作和管理模式上拉开了距离。
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