资料管理系统是能够帮助企业管理者们提高工作效率，而不是增加他们的负担。具备简洁的流程设计，没有复杂的表单设计。企业管理软件在重视系统功能的全面性，流程的可控性，技术的先进性，更要注重系统的易用性。
一：易于理解。资料管理系统的所有文档其语言简练、前后一致、易于理解以及语句无歧义。包括宣传资料应实事求是，言简意赅，而不是过度包装；功能名称、图标、提示信息等应该直接、明了，没有歧义，容易理解，让使用资料管理系统的用户一看就知道是干什么的。充分考虑普通用户的接受水平，语言直白、描述细致、逻辑清晰，尽量避免专业术语。
二：易于学习。资料管理系统在业务功能屏幕中不宜提供过多的操作功能使操作者眼花缭乱，摒弃无关信息的堆砌，简单的界面更能突出功能的强大；操作或处理错误的提示信息明确。资料管理系统的使用手册站在用户的角度，每一操作步骤细致、清楚，让用户轻松获得帮助。
三：易于操作。资料管理系统让用户可以直接根据窗口提示上手使用，无需过多的参考使用说明书和参加培训；各项功能流程设计的很直接，争取在一个窗口完成一套操作；在一个业务功能中可以关联了解其相关的业务数据，具有层次感；资料管理系统合理的默认值和可选项的预先设定，也能避免了过多的手工操作；如果系统某操作将产生严重后果，该功能执行应是可逆的，或者程序应给出该后果的明显警告并且在执行该命令前要求确认；
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