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在线办公自动化系统专题

在线办公自动化系统：ERP、OA、文档管理系统对于企业的用处

随着企业建设需求的不断升级，更为简化员工的工作，避免重复工作的，提高办公效率， 企业也要对信息化不断升级。首要任务是制定适合我们企业的OA（办公系统）、ERP（业务财务系统）、CRM（客户关系管理系统）、HR（人事系统）、EIP（考勤系统），这些项目管理系统等管理软件在企业内部承担着不同的重任，这些系统可能是在不同时期引入和构建的，一般都来源于不同的软件提供商。尽管我们的企业有这样那样的系统，但随着应用的深入，多系统之间的数据不统一，数据之间缺乏关联性，多系统之间的数据重复维护管理等，成了企业信息化新的困扰，特别是对财务人员的困扰。（当前没有哪家的一个软件就能把企业的所有问题都解决了的，这需要多系统并存，并对多系统进行规划，这也是当前我们很多企业面临的问题）
因此，企业系统集成与整合的问题也成很多企业用户必须解决的重要问题。解决这个问题首要的思路是要做到数据的统一性与系统平台的可扩展性，只有这样才利于财务人员的核算和企业领导的可控性管理。
一个ERP系统，动辄上百万，便宜的也要几十万。一些几万块钱所做出的ERP系统，则是漏洞百出，白白浪费企业资金。而且每年高额的维护费，也让一些小企业捉襟见肘。OA虽然相对便宜一些，但是OA的作用更加偏向于管理人员。使人员工作规范化。对于企业运作和办公优化则无太大实质性改变。
其实与ERP和OA同为管理系统的，还有一种，叫做文档管理系统。这种系统最大的优点是通用性。它的通用性体现在两方面。一方面是行业的通用，每个行业都可以应用。另一方面是企业发展时期的通用性。不管是刚成立的小公司或是跨国大集团。这个系统都会起到关键的作用。而且全部采用B/S架构，方便企业办公，价格较低，每个企业都可以选择。与OA、ERP并列为当今企业管理的“三大杀手锏”。
企业管理可分为管人、管事、管物。OA系统针对于对人员进行约束和管理。在企业中负责管人。ERP系统是整合单位各种流程，使其信息化、电子化。增加工作效率。在企业中管事。剩下的企业资料、信息文档等数据，则是由文档管理系统负责管理。 听完朋友的介绍，我私下对文档管理系统进行了了解。文档管理系统发展到2013年，基于B/S架构的文档管理系统已经出现。通过上传到服务器中进行集中存储，管理更加方便，查找更快，而且只要有互联网的地方，就可以通过浏览器直接访问系统。功能众多，包括文档的权限管理、全文搜索、存储加密、审批流程、文档审计、版本管理、规则应用、在线编辑和统计报表等。
反观ERP系统。其实是一个流程系统。把企业经营多年的流程模式使其信息化、电子化。一定要确保现有流程的准确、高效。所以ERP系统比较适合已经成长稳定，规模较大，发展多时的大企业。加之价钱昂贵，不是一般企业可以承受的。所以ERP系统并不是中小企业的最佳选择。
OA、ERP和文档管理系统，这三者的关系可以举个例子来说明。就像是古代武林高手所怀的绝技一样。我们需要内功和招式。就像易筋经，九阳神功，用来护住我们的身体、增加内力，并辅助攻击招数，增强威力。这就是文档管理系统。在确保自身安全的时候，我们需要一定的招数去对敌。这就需要类似于降龙十八掌、六脉神剑等武功。这就是OA系统。至于ERP，则是我们手中的神兵利器，类似于屠龙刀、倚天剑。三者相辅相成。没有哪个重要或不重要。只是时间先后、自身经验等来决定哪个更适合。一点武功不会的人，得到屠龙刀倚天剑，也无法使用，很可能会把自己误伤。只有内力，也只能挨打。光会招数则容易被别人打死。 ERP、OA或文档管理系统的选择，直接关系到企业的成败。选择一个不适合自己现阶段发展的系统，则会导致自己直接出局！
科学有效的管理是现代企业赖以生存争发展的重要基础。企业管理就是对企业的人、财、物等方面进行有效的管理，使企业的各种资源达到合理有效的配置。企业管理的核心是决策，而决策的过程实际上是对信息掌握的过程。因此，企业管理的本质就是对信息的掌握、控制和有效利用。企业管理信息化是指企业广泛利用现代信息技术，充分开发信息资源。把先进技术、管理理念和方法引入到管理流程中，实现管理自动化，提高企业管理效率和水平。