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在线ERP管理系统专题

在线ERP管理系统：浅析企业如何保护ERP系统的数据安全

     如何保护ERP系统中的数据安全是摆放在众多ERP实施顾问面前的一道门槛？如何安全的跨过这个门槛，打好这场ERP系统信息安全的保卫战？

     笔者在这里以一个实施顾问的身份，从顾问的角度，给企业用户提一些建议。希望这些建议能够帮助企业打赢这场战争。 建议一：安全从账户管理做起。

     ERP系统的相关权限控制，都是依赖于具体的帐户与角色展开的。所以，若要保护好ERP系统中的邮件，则首先需要管理好ERP系统的帐户。

     笔者实施了不少的ERP项目，其中就有一家企业，他们为了管理上的方便，一个部门就采用一个账户。虽然这个部门只有七个人，但是，共用一个账户的话，则就不能区分系统中的相关操作到底是谁做的。当出现问题时，如单据被意外删除或者单据被非法修改的时候，就不能够找到责任人。虽然共用一个账户，可以给管理带来一定的方便。但是，却会大大的降低ERP系统的安全性。

     笔者向来反对，以牺牲系统的安全性来减少管理的工作量。所以，笔者在这里强烈建议，为了提高ERP系统中数据的安全性，在系统管理与配置的时候，切记不要一个部门一个账户。而是要做到一个员工一个账户，如此的话，才能够实现责任落实到人，安全落实到人。

     建议二：开启ERP系统的日志功能。 马后炮，可能有时觉得多余。但是，若事情发生后，能够及时的收集证据，在损失进一步扩大之前，采取合理的措施，把问题消除在萌芽状态。这种“亡羊补牢”的方法，也未尝不可行。 一般ERP系统中，都会有系统日志功能。在这个日志中，会纪录用户在ERP系统中的具体操作。如什么用户在什么时候导出了客户基本信息资料；什么用户在什么时间删除或者更改了某张单据的信息等等。都会详细的记录下来，当系统管理员发现数据出现异常时，就可以凭借这些日志信息，找到对应的责任人。

     所以，为了提高ERP系统的信息安全，笔者建议企业开启系统日志功能。如此的话，可以给企业带来如下好处：一是无形中会对用户有警示作用。当用户看到自己的所作所为都会在系统中留下记录的时候，则他们在窃取系统资料的时候，就不会那么明目张胆了。这就好像在公路上，若装有摄像头的话，则司机的违规违法现象就会少的多，他们会自己约束自己。可见，若开启了ERP系统的日志功能的话，可以给其他用户一个警示的作用，让他们规范自己的ERP系统操作。 二是可以帮助企业员工做好相关的安全审计。

     所以说，ERP系统的日志能够很大程度上规范员工的行业，可以在一定程度上保障ERP系统的安全性。不过从上面的分析来看，我们也知道，日志功能是依赖于具体的用户账户的。若多个人共用一个账户的话，则日志也是不能够区分到底某个危险行为是哪个员工所做的。所以，要启用日志功能的话，首先就需要根据用户来设立帐号。

     建议三：限制重要资料的导出 由于ERP系统是强调数据共享的。所以，很多部门的机密信息，如客户信息，产品成本价格信息，产品构成等等重要内容，都会被存储在ERP系统中。若没有相关权限控制的话，则企业员工获取这些信息将会轻而易举。特别是为了管理的方便，系统提供了导出的功能，可以导到EXCEL表格中，进行后续的处理。这就无形中增加了数据泄密的风险。因为用户不需要一条条的记录相关的信息，而只需要把他们成批的导出来即可。然后回家再慢慢的去寻找有价值的信息。

     所以，在ERP系统信息安全保卫战中，有一个重要的战略措施，就是要管理要报表的导出功能。为此，笔者有如下建议值得参考：一是对于有些资料没必要导出的话就取消其导出功能。
 
           其实，对于一些客户信息、产品价格信息等等，完全没有再导出备份的必要。有些企业，他们有一个传统作业的习惯，会要求财务人员每个星期发一份成本分析资料给各个销售人员。其实，这完全没有必要的。只需要企业系统管理人员配合财务人员，在系统中实现这份报表。销售员可以直接在系统中查询相关的信息，而不需要财务人员先导出来再发给大家。如果把产品成本信息导出来之后，销售人员跟客户串通，把成本信息泄露给客话，则企业将会失去价格谈判上的主动权。

     所以，企业应该结合自己的情况，对各项基本资料进行分析，若没有十分充分的必要要导出数据的话，就索性把这些内容的导出功能禁用掉，从根源上把这个缺口堵住。 二是严格限制导入导出的用户。 有时候，某些敏感信息确实有导出的必要。如笔者一家客户，他们需要导出产品的成本分析报告。在每个月的产品会议上，公司会把最近利润比较高的产品当作下月的主推产品等等。此时，就可能需要用到这个成本分析包括。这个时候，有两种方法。一是通过ERP系统自带的报表实现。不过，有些用户可能比较刁，他们希望能够类似EXCLE表格的那种图形来直观的表示产品的利润情况。为此，一些基于传统的客户端/服务器端模式的ERP软件可能无法实现这个需求。

     此时，用户迫不得已需要导出这个报表。遇到这种情况的话，就需要严格限制导入导出的用户，并且，结合ERP系统的日志功能，做好这个危险动作的监督工作。