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在线办公自动化系统专题

在线办公自动化系统：浅析信息系统的现实价值

  但这样做有几个难点：一是信息系统目前演化出的形态比较多，目前尚未见有适合我国特点的通用信息系统模型以做分析的基础；二是目前我国正处于快速的崛起阶段，所走的道路也非西方发达国家那般简单，组织生存/发展的环境及其自身变化太快，对于组织发展的描述笔者也未见有较为公认与稳定的理论，没有目标参照物又如何进行准确的定量分析？上述两大难点决定了目前信息系统的价值判定只能是局部的、粗略的、定性的，所以本文也仅做粗略的定性分析。
 
  作为定性分析的基础，我们首先必须明确信息系统的本质。以笔者的认识，信息系统的本质特征可用一句话来进行描述：计算机控制。分开来讲则包括两个方面：规则内建与自动化处理。
 
  所谓的规则内建是指作为组成信息系统要素的各种信息设备都是按照既定的人设规则进行工作，而信息设备之间的协作也受统一的人定协议以及人设规则的控制。由于在配置了基本硬件平台后，软件与硬件具有逻辑等价性，所以自机械式计算机诞生以至目前已展示的人造计算系统都可用冯.诺依曼计算机模型的核心理念来进行类比：程序存储执行，也即人造计算系统都要依照一种内置的、既定的人设逻辑规则来进行动作（目前在AI（人工智能）领域的热点是以自学习、自适应、自组织为目标的agent系统研究，核心是自学习，但目前自学习的研究重点（三大计算：模糊计算、神经网络计算、遗传算法计算）依然都是遵循既定的人设算法逻辑（可称之为元规则）来对实际控制规则进行调整，同时就目前的进展状况来看大规模推广应用还需要时间），如此则信息系统的运作再复杂也都是受到既定的内置程序控制，此即规则内建。
 
  此种规则内建特性保证了信息系统在组织业务运作过程中的刚性控制（agent系统这类实际控制规则可自适应调整的系统可称之为柔性控制）。 信息系统的核心是计算机技术，所以工作流系统也好，ERP/CIM系统也好，本质上信息系统只是一个数据处理系统，在控制规则建立后，按系统要求适时提供充足的相应数据，则信息系统就能以人类永不可及的高速率自行处理，此及自动化处理。 了解了信息系统的本质特征，我们就可发掘其优势所在以有针对性地应用到现实环境中来。笔者在管理方面不甚了了，只能略述自己的肤浅认识一二，盼方家继之。
 
  信息系统欲在我国当前的环境中有所贡献，其核心任务就是为中国企业的超越性发展提供额外的效率加成。这种效率加成有三个作用层面：制度层面、管理层面和运作层面。在制度层面针对转型期间的各种管理失范，信息系统可以从两个方面发挥效力： 其一，刚性的规则约束。

  也即违规者将面临“computer can’t”这一冷冰冰的规则底线而难以逾越。以此为基础可将公司文化向期望目标进行引导。其二，强制的信息传递。笔者说过“判断驱动了行为，行为导致了结果”，而信息可辅助判断并进而影响到成果目标的实现，所以即便有了刚性的运作执行系统但如果执行者能够控制关键信息的传播途径及其传播质量，则其依然有能力在不违反刚性管理系统运作规则的同时却通过对关键信息传播的控制而获取不当收益同时给组织造成无谓的损失。对此，通过以信息系统自动化工具来代替工作人员进行信息传递（当然还要管理良好）可在一定程度上防范之。

  在管理层面上，信息系统主要可从管理复杂性的转移方面发挥效力。组织草创――“十几个人、七八条枪”，业务运作比较简单，方方面面、上上下下创业者自行打点就足够了。随着组织成长，所涉及到的人、财、物、事都越来越复杂，为了确保组织目标的实现，就需要建立起官僚系统（此官僚系统的督控系统也会慢慢出现并随官僚系统的壮大而不断壮大）来保证组织运作的协调、有序。但随着组织的成长，官僚及其督控系统也将变得越来越复杂，其协调与控制的成本亦愈来愈高，加之官僚系统都有维持并扩张自身权益的本能冲动，调控不当就会弃组织的根本目标于不顾或选择了错误的发展路线而不自知从而给组织造成严重的损失。如此则组织成长一方面会由于规模效益与能力叠加而带来额外的效益加成，另一方面官僚等调控系统的复杂化会造成附带的调控成本与错误放大成本。