完整的知识管理软件功能包括知识利用和创造、知识存储与查询、知识表达。知识管理软件最起码应该能够帮助员工做到在需要知识的时候知道去哪里查找，并简单方便的找到知识库、知识地图，而在工作中产生的知识能够自动的沉淀、保存员工协作工具、知识库，方便利用。
1、可用性与易用性：从知识管理软件的使用者角度考虑问题，而不仅仅是从完成功能。功能再强大，人们都不愿意使用的知识管理软件也不是好软件。
2、功能需求：知识管理软件既满足当前显性的功能需求，也能够发现隐性和将来的需求。
3、柔性：知识管理软件应该具备柔性，支持业务、组织机构、运营方式的变化。
4、业务流程：知识管理软件融入流程并支持流程。知识的产生、存储能够在流程中自动实现，知识的创造与共享能够有推送机制和环境。
5、知识管理软件的技术架构需求：技术架构具备先进性，能够与已有技术架构整合。
知识管理软件，要满足当前对知识管理实施的需求，并能够支撑将来需求的变化，而且要员工乐于使用、简单、快捷。
