项目经理往往是在同一时间同时管控多个项目，此时，如果项目经理不懂得利用项目管理系统整合人力资源及设备资源，是难以统筹计划整个项目的。 项目经理确保人尽其能物尽其用，才能保证项目在正常进行的前提下，项目管理系统的使用能够节约企业总成本，提高项目管理效益，提高核心竞争力。
在新项目创建后，用户可以估计项目各个阶段需要投入各类资源的数量和成本，估算项目整体成本。完成项目成本估算后，用户可以在项目管理系统中启动项目审批流程，把新项目提交给指定的管理人员审批，新项目被批准后即可开工。
项目管理系统的一个主要优点是它能很好地保持记录，在整个项目过程中做到有据可查。项目的进度计划、各项任务及所用资源的数据资料，都可以在项目管理系统中进行保存，以便后续待查。
项目的进行需要多个部门协同完成，这就必然面临着大量的沟通，项目管理系统提供一个便捷的协作和沟通平台。项目团队成员可以实时记录项目及任务动态，并向指定人员发送相关信息。
项目管理系统帮助项目经理人员实时了解项目人力资源和项目设备资源的忙闲状况，及时把空闲的人员或设备分配到项目任务，有项目管理系统的协助能够充分及时利用企业的人力资源和设备资源，提高企业生产率。
