OA软件可支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公的。随着地域分布越来越广，移动办公和协同办公成为很迫切的一种需求，将文件保存在网盘或同步盘中，就能随时随地查看文件，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，利用OA软件提高整体的反应速度和决策能力，所以许多企业都引进来OA软件来改善办公管理。
在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。OA软件自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。
与过去对纸质文件的审阅方式相比，通过OA软件处理收发文件及共享信息资源可以节省大量纸张，降低办公成本。领导可直接在OA软件上阅读、审批和修订电子文件，并保留阅读和修改的痕迹，解决了过去因反复修改文件草稿而浪费大量纸张的问题。电子文件在OA软件上可同时向多人传阅，缩短了文件传阅的周期，杜绝了纸质文件丢失的可能性。
OA软件能及时有效地监控各个部门、各位员工的日程安排、办文情况以及会议室、车辆和办公用品的使用情况，并具有催办督办和自动提醒的功能，一方面防止了延误业务办理时间的情况，另一方面有利于管理员的全局监控，及时发现问题并及时协调解决。在OA软件上处理的流程步骤都留有审批痕迹，具有可追溯性，方便日后的查阅和管理。
OA软件的信息传递、日程安排等功能模块，极大地提高了员工之间的协作效率与沟通能力，利用OA软件打造出凝聚力较强、工作效率较高，并且具有快速反应能力的优秀团队。
