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在线办公自动化系统专题

在线办公自动化系统：协同办公软件信息化建设中不可或缺的组成部分

协同办公软件已经成为企业信息化建设中不可或缺的重要组成部分，但是，很多用户协同办公软件的应用情况不容乐观，大多数企业用户只用到OA系统20%的功能，剩下80%的功能很少甚至从未被使用过，或者是已有的功能应用不深入、不能很好的解决企业实际问题。如何深化协同办公软件的应用是企业信息化的值得探讨的问题。深化协同办公软件的应用有很多措施，但主要的还是在以下几个方面：

一、协同办公软件的应用服务是保障
首先最终用户在使用协同办公软件的过程中，会遇到系统的使用问题、系统BUG等系列问题，需要有软件厂商提供相应的服务和保障；另一方面，随着协同办公软件应用的深入和企业处理不同的发展阶段，用户新需求却是不定时、不定性产生的，需要在原有系统的基础上进行功能完善和扩充。 

二、协同办公软件的应用领导带头是关键
协同办公软件的实施是企业的全员行为，涉及到企业各个部门和所有的员工，因此领导的重要决定了OA软件应用的深入程度和效果，系统的使用不能仅凭员工个人的兴趣和积极性。
应该说在开始推广时需要领导的大力支持和推动，一般员工对系统使用有一个熟悉的过程，甚至部分人会有抵触情绪（特别是系统在存在缺陷有待完善时），当所有人员都习惯于这种协同办公模式之后，整个系统应用将进入一个良性循环的模式，在使用过程中能够对现有的应用不断提出良好的建议。

三、协同办公软件的应用需求是根本
在前期OA系统的规划特别是需求的规划期间，企业的核心业务人员和管理人员必须全力参与，否则系统建成后往往就很难投入正常运行，发挥实际应用效果。首先，OA系统需求不能贪大求全，一个单位建设协同办公软件，不能贪大求全求新，需要立足于本单位的实际需求，就是最好的；其次，在实施前进行充分有效的沟通必不可少，软件实施方通常会进行一定程度的定制开发，这就要求用户方和软件实施方保持充分和有效的沟通，以需求引导开发，避免不必要的误解和错误。

四、选择适合自身的协同办公软件
协同办公软件的应用过程往往都要经历由浅到深、由简到繁的过程，用户需求也可以分阶段、有规划的进行，因此，建议选择功能实用、系统成熟、安全、性能稳定、价格适中的OA产品。一方面其功能简单实用、便于用户快速上手，OA也降低了系统维护的成本和技术难度；其次，OA软件具备极好的扩展性和灵活性，可以为深化应用阶段的OA运用打好良好基础。

企业用户在协同办公软件的实施过程，经过需求的规划整理、OA系统选型、开发、测试、培训、上线、服务等相关环节，可以说每个环节对系统的应用都有一定的影响，处理好关键的环节从而达到深化系统的应用。