一般的做法是把数据统统放在总公司的机房中，然后分公司通过网络实现对总公司机房的数据进行操作。还有一种情况是一个省市档案局，下边有许多区县档案局，如果我们想查询这个省或这个市的档案，而不是只查询省市档案局的档案，我们可以吗？
以上问题实质是分布和集中的问题？传统的档案管理软件，受计算机技术的限制，无法实现分布管理，就像我们现在看到的大多数档案管理系统，所以迫不得已，必须要把数据放在一起，这样技术实现起来比较方便。但会把许多无法回避的问题留给用户：
数据全部放在一起，真的好管理吗？
再好的机器速度和容量都是有限制的，几十个单位的数据放在一起，查询和编辑的速度肯定会成为这个机器速度的几十分之一。随着档案的增加，性能会更加下降。放在一起真是最好的吗？
数据的上传和更新更的速度和时效性也是薄弱环节？
所以在理论上档案管理采用分布管理最为合理!
档案分布管理在没有计算机的时代是常态，也可以说是迫不得已。唯一需要解决的难题是技术问题。如何在分布管理后，查找处于分布位置的档案时不用手工一个一个地挨个排查。档案的权限控制也是比集中式更为复杂，有时会成为一个难题。
另外需要考虑的是网络的问题，在中国现阶段网络环境不稳定，一旦分布地点网络失效，整个系统会不会提前判断，从而避开。否则就会出现网络死锁，使用者无法判断由于什么原因造成的系统停顿，从而会打击使用这个系统的信心。这个容易被忽视，我们之前的版本就曾经出现这个情况，给用户造成很不好的使用感受。
总结来说，集中和分布的选择确实要慎重！一旦定型再要修改会造成很大的损失。有以下的原则可以供您考虑：
1.网络环境不好，网速慢、不稳定，最好用集中式管理。
2.投资少，用集中式。
3.分布地点技术人员投入不够，不要采用分布。
第三点需要解释一下，分布系统一般在主节点都会有精兵强将“把守”，但在分布地点就不能保证技术的水准，如果出了故障，分布地点由于各种原因，包括人员投入、技术水平、硬件环境，造成分布地点经常“失守”，而分布点是整个系统的一个重要的组成部分，如果分布点老是出状况，就代表整个系统经常有问题，这是无法回避的。如果分布点的数量比较多，这种感受就会更加明显。
所以如果用户求稳最好选用集中式管理。有时由于特殊原因，必须要采用分布管理方式，就要注意我们上边提到的问题。归纳有两点:保证网络稳定性(具备防死锁机制)、分布点要强化。提前做好这样的准备，我们的系统才会按照我们的预期顺利运行，使档案为我们创造更大的价值。 ..上海企业档案管理系统软件专题
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