影响流程管理系统解决方案的重要因素在于：提供团队成员正确的工具组合，让他们的工作既简单又有效率。典型的执行团队成员包含： 流程拥有者 即利用工作流程，以便更有效率执行工作职责的人。他们对工作流程感兴趣，但并不注重所使用的工具。他们只想改善流程并证实其效果，可说是联系流程管理系统团队与工作流程实际需求间的重要环节。企业主可从图形流程设计工具获益良多，这套简单的工具可帮助他们发展最初始的详细的流程图，与分析师紧密合作。完成部署之后，流程拥有者可重新检讨该流程相关的报告，并对工作流程提出改进的建议。总而言之，流程拥有者拥有工作流程、重视结果，但不想花心思在相关技术面上。 业务流程分析师 业务流程分析师是执行团队的重要成员，也是流程设计的专家。他在执行团队中并非软件开发者，因此使用的工具必须是直觉式操作，或具备基本、甚至毋需具备程序设计的专门知识。分析师需要整合的环境来进行下列事项： 勾勒或规划工作流程;定义必须由自动化流程处里的特定情况及例外事项;模块化流程，以工作周期展开前测试并界定潜在问题;了解组织架构及从属关系;提供团队成员、使用者及新进员工所属工作流程的各式文件;在工作流程开始运行之后分析其产生的结果;持续进行工作流程的改善。
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