采用人工管理项目，一旦变更项目将会对后续的进度和成本造成影响，需要重新手工对项目进行评估、维护和修改，需要耗费很大的精力。而采用项目管理系统，这些问题都会迎刃而解。项目管理系统便能快捷有效地记录和管理项目变更，系统就会自动显示它的变更影响信息。
一个项目管理中，有很多不同的负责方，利用手工管理无法做到信息公开实时透明。项目各方无法得知其他人的情况，责任难划分，出现问题也难追责。使用项目管理系统，实时和透明的信息使人们更容易发现问题，找到问题的原因及确定问题的责任人，项目管理系统有效解决项目责任不明确的问题。
项目是多人协同完成一个任务，牵扯到的人、事、物千头万绪，涉及数百种活动及利用资源，工期也很长。如果采用人工管理，不仅信息记录困难，而且容易出错，进而导致项目管理失去意义。因此应对大型项目，采用项目管理系统就显得必不可少了，项目管理系统能实时记录更新项目信息，增强了信息的可靠度与透明度，同时，项目管理系统也大大提升了业务及项目的执行效率。
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