在目前全球经济环境的影响下，各个行业的发展都面临着前所未有的挑战，成本增加，利润减少，使得企业不得不对成本结构进行整顿，使得“节流”成为企业首要解决危机的方法。人力成本在各个行业的成本结构中都有着举足轻重的作用，那怎么样才能合理的将人力成本变为人力资本呢？HR管理系统就成为各个企业首先选择的工具了。
HR部门是需要对整个企业人力状况了然于胸的一个部门。但随着企业的发展，企业规模越来越大，部门之间的职权越来越细化。人力部门对公司内部人力资源的合理配置情况就有些力不从心了。有些部门人员已经严重超编，但该部门仍然在不停的申请人员招聘，理由还似乎总是很充分。人力部门明知道目前的状况已经严重破坏公司整体的配置架构了，但就是没有合理的理由来拒绝部门的申请。还有就是有些部门人员流失严重，陷入不停的招人，不停的进人，不停的走人这样的恶性循环过程，HR部门对这些现象也无能为力。HR们每天都忙得不可开交，但总是看不到效果，最主要的是根本找不出来出现这种情况的原因，只能是疲于应付。
出现这种情况主要是因为企业的信息收集以及对信息进行分析的能力不足，要解决这个问题除了从管理制度上着手以外还需要对管理工具进行改善，而HR管理系统就成了人力部门必不可少的管理工具了。通过历史岗位人力状况分析、离职率分析、历史人力成本分析等分析报表，很快就能对企业的不合理现象提供有效的数据依据。除了事后分析以外，最主要就是帮助HR部门更好的完成部门的职能，为企业员工提供更好的服务。
招聘管理
首先是招聘管理，招聘往往是HR部门最头痛的事，除了要在网上不停的搜索急需的人才以外，每天还要面临大量的求职信息，如何合理的、公平的、高效的来完成这些工作成了HR首要解决的问题。HR管理系统可以建立自己的人才库，使企业可以暂时将一些优秀的人才信息储存到自己的信息库里面，以备不时之需。另外，系统还可以和各大招聘网站进行数据共享，将网站上的信息及时的传递到企业的系统里面，使HR人员可以方便快捷的进行处理。HR管理系统还可以根据企业的情况实时的对组织架构进行调整，随时都能提供最新的组织架构图，另外在新员工的培训方面还通过对企业文化、员工手册、岗位说明书、操作手册等文档的管理来提高工作效率。
工资核算及日常审批
除了大量的招聘工作以外呢？工资核算以及日常的各种事项的审批也占据了大量的工作时间，HR管理系统可以和ERP系统进行无缝挂结。可以对企业内部的计时、计件以及加班等状况进行实时统计，不需要HR人员再通过大量的手工统计以及核算工作来实现，能大幅度的提高工作效率，缩小人力成本的投入。HR管理系统还具有BPM功能，可以将日常工作中请假审批、加班申请等工作全部通过系统本身来进行处理，这样不仅可以提高工作的效率，减少各种审批单据的浪费，还可以使公司内部各种制度更加合理化，比如：请假天数的限制、加班时间的限制等等。
减少人员流失
现在企业的招聘工作越来越难做，优秀的人才到哪里都是香饽饽。如何减少优秀人才的流失就成了HR部门重中这重了。除了合理的薪资以外呢，让优秀员工感受到企业的关怀成了企业不可避免的重要措施。HR管理系统可以完全按照国家规定的法律法规来提醒HR人员给予员工相关的福利和帮助，使公司的管理制度更加完善。
岗位人力成本分析、人力资源状况分析、直接人力与间接人力对比、员工产品产量统计分析、良率分析等工具可以减少HR人员的工作负担，对整个企业的人力资源配置状况更加的合理。生日、结婚纪念日的祝贺提醒、劳动合同的提醒、续签、变更，员工心得情怀的发表、各种活动的举办、宣传、交流等工作内容可以辅助HR人员在高效率的情况下完成大量的人文关怀工作。毕竟真正的关怀不是等到员工要离职时才来做，而必须要贯彻于日常工作中。
综上所述，在日益激烈的竞争环境下，人才做为企业首选的资源，HR部门的责任将会越来越重。而HR管理系统做为一个现代信息化的管理工具来说已经成为企业发展过程中不可缺少的内容，它可以使企业的各级部门都能做到知人善用，做到适人适岗，让员工感受到一个良好的企业氛围。
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