ERP只是一种特定的应用，而BPM则是一个平台，在这个平台上你可以实现端到端的业务流程管理，并搭建流程驱动的应用。
企业的流程可以分为三种：一种是通用的、业务逻辑性很强的流程，例如财务流程，库存管理流程，在任何地方都是相同的，这些流程可以做成固定的应用。第二种是企业独特的，并且逻辑性也很强的流程，例如订单流程，每个公司都会根据自身的特点和行业特性制定不同的流程，而这就非常适合用BPM; 第三种就是临时或自由流程，没有很强的业务逻辑。
首先，ERP、CRM这些管理系统固化了一些流程和管理方法，但如果需要改动流程的话就通常比较困难。而BPM天生就是为了流程变动而设计的，它可以在系统内轻松地改变流程，而不需要重新的编码。此外BPM工具本身也提供了优化工具，可以帮助使用者站在业务的角度来不断的优化流程，从而达到最佳的效果。
其次，传统管理系统是以功能为中心的，面向业务的需求。而BPM则是以流程为中心，从管控角度来看待企业运营。传统应用程序提供各种功能的接口和界面，使用者需要进入相应的模块，选择相应的操作，从而执行任务。而BPM则是流程驱动型的，它会驱动人或者系统来执行任务，并推动他们参与完整的流程。在流程跳转到某一个人时，BPM系统会把需要完成的工作以及截止日期推送到个人桌面，同时会显示整个流程当前的运转状况，已经有哪些环节得到了处理，处理结果如何，还有哪些环节正在等待处理等等。同时，如果在截止日期内这个任务没有得到处理，BPM会启动异常处理机制，自动完成或者跳转到另一个异常处理流程上。
对管理者来说，BPM可以帮助他们监控当前的流程执行状况，什么人在什么时间完成了什么样的任务，出现问题的环节在什么地方，从而帮助他们管理工作进度，同时能够明白哪些地方可以进行改进，实现流程的不断优化。
明白了BPM和传统管理系统的区别所在，就知道了最适合BPM的场景。当工作必须由多人或者应用程序处理时，最适合应用BPM来处理流程。BPM能提升现有的应用程序，驱动它们执行工作，或者传送数据到应用程序中，使应用程序成为流程的一部分。而如果只有一个人执行工作，或者没有特定的时间排序和期限，就不一定适用BPM。
BPM强调端到端的流程，其中包括几个重要参与元素：流程、信息、人、应用。
有些流程需要跨越不同的价值链单元，例如不同的部门或者供应链上不同的伙伴，这就需要打通不同的应用系统，实现这些系统之间功能和数据的连通，就需要BPM来完成。
另外，BPM一个重要的特点就是在流程中引入了人的因素，并把人作为重点关注的对象。BPM与EAI最重要的区别就是，BPM更强调人的协作，包括人与人的交流，以及系统和人之间的交流。
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