对于知识管理系统的认识，我们认为知识管理系统是知识管理实施中的保健因素，知识管理系统本身虽然不能够推动知识管理实施的深化，但却很容易的成为知识管理实施的障碍。就是说，如果有一个合适的知识管理系统只是打下了一个知识管理实施的基础，但如果知识管理系统不适合组织的业务、不能够满足知识工作者的应用需求，那很容易成为知识管理无法实施下去的原因。
知识管理系统如何选择？
第一位的是你的需求明确。另一方面要考虑变化、人(使用习惯、简单易用等)、业务流程。
组织选择知识管理系统的过程，也是组织的知识管理需求明确的过程。只有明确了对支持知识管理的IT系统的功能需求、技术平台需求，加之对现有信息系统现状的分析，才能够制定出一个详细的知识管理系统需求说明，才能够去选择系统。对于系统，不少大型企业选择了自行开发，对于外购系统也要考虑是购买成型的产品还是购买可以二次开发的系统平台。
知识管理系统的选择必须考虑组织架构和业务类型的变化。当前，组织的外部环境不确定性比较大，组织架构和业务类型变动的几率也较高。所以知识管理系统的选择中必须考虑到系统的“柔性”，如果组织架构变动了，系统如何做到“虽需应变”。例如原来某几个人属于某个部门，某部门属于某事业部，如果将这个部门调入另一个事业部，其知识存量怎么办？如果部门撤销了，属于这个部门的知识该怎么处理，系统是否支持自动、快速的具体到岗位、部门的变动都是必须考虑的问题
在知识管理系统的选择过程中，必须考虑到以后使用的员工的习惯、文化背景等因素。人是知识的最重要载体，是知识的使用者和创造者，所以在选择知识管理系统的时候除了功能的需求外，必须考虑系统的可用性、易用性。不论这些系统功能有多么强大，但如果不符合用户的使用习惯、有较陡的学习曲线，这样的系统很难在组织内真正发挥作用。
知识管理系统如何选择？知识管理系统必须为所有使用的员工创造一个自然、简便的操作环境，结合每位员工完整的日常工作，做到在日常工作过程中自然的进行文件管理、知识分享、知识利用和创造，从而让企业自然而然地建立知识管理基础架构，成功迈向知识管理之路。
知识管理系统必须是融于员工的日常工作的，而知识工作者对知识管理系统的使用应该就是工作的本身而非额外的工作。让使用者在日常工作中自然而然地保留经验与知识，是收集知识最有效而快速的方法。让员工在工作的每一步都能获得以前的知识积累是提高知识利用率的法宝。
如果将知识堆积起来等待员工去发掘，这样的“知识库”很难让员工有兴趣去使用。提供员工一个更有效率、更方便的工作环境，让所有人在最方便的环境中，以有效率的方式沟通，创造全新的优质工作团队。
