一、档案管理系统电子档案编码

1、自动编号

档案管理系统对档案进行编号更有利于文档的归档和查找。档案管理系统可以根据客户自己的编号规则在表单中为每份档案自动生成编号。管理员每次在录入档案内容的时候，根据编号系统就能自动完成档案归类，过去需要耗时几个礼拜进行分类的材料，现在档案管理系统一个管理员几天就能完成。此外，需要什么档案直接根据实体档案编号，就能在档案管理系统搜索到对应的电子档案信息，缩短排查时间。

2、档案信息“条码化”

档案管理系统每份电子档案都能生成自己的专属“条码”，上面记录了每份档案的基本信息，比如“经办人、创建时间、档案类型、编号、使用状态等”。

二、档案管理系统的电子档案安全借阅

档案管理系统实现档案快速查询，是进行档案管理的目的之一。在档案信息库中，可根据档案名称、档案编号以及档案状态快速查询。在档案管理系统内，针对特定的卷库、案卷、文件，都可进行借阅范围的设置，权限可详细到个人，档案管理系统防止隐私泄露，进一步提升档案的安全性。同时，为了保护档案安全和隐私，电子档案下载时会自带水印，包括借阅人、借阅日期等，若是出现信息泄露可进行追究。

三、档案管理系统的电子档案移交和销毁

档案管理系统对于到期档案，审批归档后档案状态更改为档案报废状态，销毁的档案不再参与借阅业务。

四、档案管理系统的电子档案相关数据统计

档案管理系统根据员工的借阅申请，可自动形成档案借阅记录台账。所有借阅记录系统记录，按照各种查询条件检索，一键导出明细，方便统计。借助档案管理系统，档案管理人员、上层领导可以随时在档案管理系统报表门户了解不同时期，组织内部各类档案的管理情况。可以查档案详情、可以了解具体数据分析情况。包括各类文档的借阅频率、有多少超期未还、违规使用多不多，以及各类档案的数量占比等情况。