协同办公软件利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节，实现工作流程的自动化，进而提高办公效率。协同办公软件真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。

协同办公软件的使用改变了传统的集中办公室的办公方式，随时随地通过网络连接随时办公，协同办公软件大大方便了员工出差在外的办公与信息交流，极大的提高了工作效率。

通过协同办公软件来办公，大大减少了办公程序和办公时间，为企业节省了时间成本和金钱成本。协同办公软件方使员工与上级沟通更方便，信息反馈更顺畅，进而提高企业的竞争力。

协同办公软件有助强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，利用协同办公软件能够及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。