远程办公系统可以理解为：通过网络连接员工，组织架构作为结构、以员工为中心、以工作流程为主导、以信息数据为支撑，使组织内外的各个部门、各个人员协同运作起来达成组织目标的信息系统。

1.节省工作成本，利于文件传阅管理

与过去对纸质文件的审阅方式相比，通过远程办公系统处理收发文件及共享信息资源可以节省大量纸张，降低办公成本。领导可直接在远程办公系统上阅读、审批和修订电子文件，并保留阅读和修改的痕迹，解决了过去因反复修改文件草稿而浪费大量纸张的问题;而且，电子文件在远程办公系统上可同时向多人传阅，缩短了文件传阅的周期，避免了纸质文件丢失的可能性。

2.方便检索查阅，促进信息共享

远程办公系统中的公用文档、公共信息和通知公告等功能模块是各部门共享信息资源的平台，员工可通过远程办公系统及时了解全院的新信息，有利于部门之间的沟通与合作。远程办公系统上强大的条件检索功能为员工快速查找文件资料提供了的便利，解决了过去花费大量时间翻查纸质文件的问题，从而提高搜集文件资料的效率。

3.增强监控能力，提高行政管理水平

远程办公系统能及时有效地监控各个部门、各位员工的日程安排、办文情况以及会议室、车辆和办公用品的使用情况，并具有催办督办和自动提醒的功能，一方面防止了延误业务办理时间的情况，另一方面有利于管理员的全局监控，及时发现问题并及时协调解决。此外，在远程办公系统上处理的流程步骤都留有审批痕迹，具有可追溯性，方便日后的查阅和管理。