提高企业档案管理系统水平的对策 |
| 作者：佚名 来源：网络 |
| 导语：对于档案管理系统来讲，收集工作是最基本的。电子文档的特性不同于以往的纸质文件，在收集的范围、渠道、方法上都与纸质文件存在着差异。比如草稿文件，由于其不具备正式文件的功能，并且不易保存，所以在一般的情况下是不进行保留的。而电子文档相对纸质文件是容易保存的，所以要注意电子文档的管理和收集，可以将与正式文件相关的一些草稿文件进行收集、整理和保存。 |
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提高企业档案管理系统水平的对策
(一)加强企业电子文档的收集与整理工作。对于档案管理系统来讲，收集工作是最基本的。电子文档的特性不同于以往的纸质文件，在收集的范围、渠道、方法上都与纸质文件存在着差异。比如草稿文件，由于其不具备正式文件的功能，并且不易保存，所以在一般的情况下是不进行保留的。而电子文档相对纸质文件是容易保存的，所以要注意电子文档的管理和收集，可以将与正式文件相关的一些草稿文件进行收集、整理和保存。
(二)加强电子文档的归档工作。电子文档的归档管理工作，是将电子文档进行整理并确定文档属性后，将其保存在储存介质上，以便长期保存的过程。加强电子文档的归档管理工作，注意电子文档的归档时间，一般以一个年度为一个周期和时限保存，将电子文档的最终成稿刻录到光盘等存储介质上，以便日后进行反复查阅和使用。对于网络环境下生成的大量的业务电子文档，宜采用备份的方法，在网络上进行，但不宜将备份文件和原电子文档存放在同一台网络服务器上。
(三)加强电子文档的辨别、审核工作。《电子公文传输管理暂行办法》中明确指出，电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力。因此，要制定详细的工作制度，加强对电子文档的定期核对、辨别和审核工作。主要是审核电子文档的内容是否完整，文档形成的过程是否合规，是否符合归档和存储的要求等。
(四)加强计算机设备的软硬件管理。做好电子文档的管理工作，加强计算机设备的软硬件管理也是重要一环。例如，创新电子文档的存储手段，为档案管理部门配备必要的计算机设备，且尽量采用光盘刻录的保存方式，而且要确保是“双重备份”。还要定期对计算机的安全漏洞进行维护，及时升级杀毒软件。另外，计算机硬件设备也要达到一定的环境要求，温度要保持在18~20℃之间，相对湿度要达到35％～40％之间，
不断加强防磁设备的完善和维护工作，从而保证电子文档信息数据的安全和稳定。
(五)加强档案管理系统人才培养工作。计算机档案管理系统是一门新兴的专业，从事档案管理系统的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等方面的技能。因此，档案管理人员要不断学习科学知识，逐步掌握日新月异的信息技术，顺应档案数字化建设的步伐，才能更出色地为企业的档案管理工作服务。
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