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导语:协同办公系统日常应用、概念、与文档管理软件的区别、5大特征、报价等。

协同办公系统:日常应用

 

协同办公系统通过将传统工作内容电子化、标准化、制度化、规范化,实现企业从传统向现代的转型,具体应用如下:

信息监控:可以是信息管理系统。对于中层管理者而言,OA办公系统强化了领导的监控管理,及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况,实时、全面掌控各部门的工作办理状态,及时发现问题并解决,从而降低经营风险、减少差错,增强管理层对组织的控制力。

决策支持:对于企业最高领导而言,OA办公系统运用科学的数学模型,可以方便地通过管理系统查询和监控员工的数据和记录,包括各部门的任务处理进度、员工的工作饱和状况、公司的日常运营成本情况等,从而为企业领导提供正确决策参考和依据。

业务处理:对于普通员工而言,OA办公系统为办公室人员提供良好的办公工具和环境,普通员工不再被困在传统繁琐的手工审批流程之中,日常工作涉及到的流程表单基本都被设计到OA系统之中,由系统控制流程的审批节点、流转方向,节省大量时间成本。

 

协同办公系统:概念

 

即办公自动化(office automation),本意为利用技术的手段提高办公的效率,进而实现协同办公的自动化处理,是面向组织的日常运作和管理,员工及管理者使用频率最高的应用系统。是以网络为基础、以工作流为中心,为企业提供电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持,实现了企业的公文流转、表单管理、流程审批、会议管理、制度管理等功能。最根本作用就是解决多人员、多部门的高效协同办公问题,而这个工作正是通过流程管理来完成的,流程管理贯穿整个协同办公OA系统,也正因为强大的流程管理,OA办公系统才能够真正实现解决信息孤岛,打破部门壁垒的作用

 

协同办公系统:与文档管理软件的区别

 

文档管理系统则是一个文件操作的工具平台,专注于操作性、安全可控性、管理规范性等方面,与这是文档管理系统与协同办公OA的根本区别所在。协同办公OA固然对于企业的工作流程管理能够有很好的效果,但对于企业高达80%的非结构化数据缺乏有效控制。

企业在运营过程中,经常会出现数据丢失、机密外泄、信息检索困难、文件损坏、文档版本多样、信息共享滞后、操作历史不清等一系列情况,这些问题往往会造成时间浪费,沟通困难、安全隐患,导致企业管理困难、利润减少、纸张资源成本居高与工作进度的拖延,影响企业的良性发展。企业要想解决这些棘手的问题,就必须要借助文档管理软件。

协同办公OA与文档管理软件有着相辅相成的关系。企业对电子管理的需求绝不仅仅停留在单一的业务流管理或文档管理上。然而,有60%以上的企业知道协同办公OA,而在这些企业中认识到文档管理系统的仅点到30%。我国还有很大一部分企业对文档管理系统没什么概念,导致企业在信息管理中缺少了至关重要的一环,影响了企业的发展。

 

协同办公系统:5大特征

 

基于集成的:目前互联网的信息爆炸性的增长以及组织内部的信息共享充分打开之后,又必然带来的另一个问题的是信息的有效组织、利用和推送。如何让信息更好地服务于人,答案必然是集成的、移动的、定制化的。

基于知识的:进入知识经济时代,我们人人都是知识工作者,这就要求协同(OA)软件必须具有知识内涵,或者说是基于知识。

基于组织的:任何时候,组织的发展都是协同(OA)软件的根本所在。管理者的着眼点,也开始从管控走向释放,以人为中心、释放个体价值的管理思路正在开始萌芽和发展起来。

基于web的:从目前用户的使用技能、接受程度以及系统的维护成本考虑,web应用模式仍是主流。并且随着移动网络的建设越来越完整和先进,随时随地的移动化办公要求越来越普遍。移动APP、云OA的发展也正在成为主流趋势。

基于流程的:对于流程,熟悉协同(OA)软件的人就会想起收发文的流程。那是非常完善的、符合层级结构的但效率低下的流程。

 

协同办公系统:功能示例

 

http://www.weichuangsoft.com/web/art/fuwu_1.php

http://www.weichuangsoft.com/web/art/yiqiguan_list.php

 

协同办公系统:报价

 

http://www.weichuangsoft.com/web/art/yiqiguan_list.php

 

协同办公系统:实施意义

 

协同OA系统的作用是帮助企业解决日常工作中的办公难题,提高工作效率,推动企业快速向前发展,最终实现企业价值。倘若,每家企业都能有这支“助力军”在企业发展的道路上跑得更快,那么,整个OA产业的发展乃至社会的发展速度就会大幅提升,人类的发展也将迅速地登上更高一个台阶!所以,协同OA系统普及化对人类的进步有着重大意义。

 

协同办公系统:主要优势

 

相比以前公司办公系统,协同OA办公系统的优势具体体现在:

利于信息整合:协同OA办公系统的信息报送模块有助于集团各部门更好地采集与处理信息,同时我们还可利用系统对信息进行筛选、分类、整理与归纳,使之转换为集团工作的重要参考依据。从而实现资源整合、信息共享,进一步发挥信息资源的社会效益与经济效益。

功能全面便捷:采用协同OA办公系统后,其他应用系统都可以集成到OA系统做接口,网站发布信息、文件归档工作等,都可利用OA模块的相关系统来处理,进行起来更加简捷方便、得心应手。

效率大大提高:由于当前办公系统的条件所限,目前各类公文、政令的传递速度有时不够及时迅速,应变能力较差。而采用协同OA办公系统后有望改变这一情况,一些以前需要几天甚至更长时间才能解决的现实情况和问题短时间内便能获得反馈,从而大大加强了政令推行的实效性,使工作效率得到极大提高。

节约大量资源:首先是纸张的节约。现在每天发放公文、通知、工作计划等大量文件,办公用纸也是一笔不小的费用。引进协同OA办公系统,一年至少可为公司节省办公用纸及其耗材的费用。其次是时间的节约,引入协同OA办公系统后,公文草拟、审核、批办、签发、登记、传阅等流程都可以在OA系统上进行,省去了许多不必要的麻烦,为公司深入开展各项工作节约了宝贵的时间。

 

协同办公系统:困境与未来

员工沟通、流程审批、项目团队协作等需求组织都无法绕过,但是随着组织规模的扩大与员工的分散,工作协同正在成为组织面临的一个重要挑战。

首先,空间上的分散使得远程协作效率低下。现在,越来越多的工作需要走到外面,而不是局限于组织狭小的空间里面。出差,外出调研、交流更是成为家常便饭,当有工作需要团体协助时,空间上的距离将使这个难度大幅上升。例如,当自己在OA上发起了一个流程的时候,却发现流程的下一个处理人正在出差,无法及时的处理这个流程,这显然会导致流程的流转时间大幅延长。

其次,网络攻击使得公众协同平台面临数据安全威胁。为了能够随时随地的交流工作信息,进行工作协同,很多组织使用QQ、微信等方式进行交流,还会将一些机密文件通过云盘或是群共享的方式发送给特定的同事。

很多专家已经想到,要解决组织工作协同的问题,最好的办法就是利用手机、平板电脑等移动设备。因为我们虽然不会总是携带电脑,却会随身携带手机或平板电脑。如果能够在手机或平板电脑上随时处理工作事务,显然会大幅提升工作效率。

 

协同办公系统:注重用户体验则是长久之计

 

首先,用户体验已成为时代潮流

二进制软件对研发的每一个产品和每一个功能或是版本升级,都会安排相关人员或部门领导亲自去尝试和体验,以实际用户的身份去发现功能的不足并加以改进。举一个例子,同样是一个OA的流程和表单制作,oa系统软件的表单制作方式就是通过类似于WORD编辑器完成的,这样就很简单,因为任何上班族都会使用word,所以根本不需要花时间去学习。画一个流程,更多的同行产品是在后台配置数据库完成的,而oa完全是通过拖拖拽拽,去画出一个完美流程,点击保存就可以上线应用到全公司,这对用户体验来说是一个很大的创新。

其次,用户体验是未来发展方向

从整个产业来看,协同OA办公系统和其他的管理软件差别在于它是全员信息化中的第一台阶,单位中的每个人只要上班都需要打开协同OA办公系统去使用和办公,因此它的整个市场非常广阔。未来十年,经过持续的发展,协同OA办公系统有可能成为管理软件当中最大的分支,也许会成就一个千亿级的市场。

 

 

协同办公系统:引进意义

 

OA对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。具体来说,协同OA办公系统对于公司现阶段的工作具有如下意义:

有利于我节约行政开支,节省人力、财力。同时,在全局内部建立一个高效的协同管理工作平台和集中的信息整合呈现平台,形成各部信息共享、和谐互助的良好氛围,建立健全组织文化,实现真正的以人为本。

有利于公司的健康发展和整体凝聚力提升,OA协同办公系统是集团整体使用的,在使用的过程中能够使各部门真切感受的一个集团的实实在在的存在,能够增加主人翁意识,催进集团品牌的提升。

有利于公司各部门转变管理观念和工作模式,提高办事效率,克服传统管理模式和办公模式带来的不良做法,是各部门权利与义务明确,方便公司领导监督与指导。

 

协同办公系统:显著优势

 

相比目前公司办公系统,协同OA办公系统的优势具体体现在:

利于信息整合:协同OA办公系统的信息报送模块有助于集团各部门更好地采集与处理信息,同时我们还可利用系统对信息进行筛选、分类、整理与归纳,使之转换为集团工作的重要参考依据。从而实现资源整合、信息共享,进一步发挥信息资源的社会效益与经济效益。

效率大大提高:由于当前办公系统的条件所限,目前各类公文、政令的传递速度有时不够及时迅速,应变能力较差。而采用协同OA办公系统后有望改变这一情况,一些以前需要几天甚至更长时间才能解决的现实情况和问题短时间内便能获得反馈,从而大大加强了政令推行的实效性,使工作效率得到极大提高。

节约大量资源:首先是纸张的节约。现在每天发放公文、通知、工作计划等大量文件,办公用纸也是一笔不小的费用。引进协同OA办公系统,一年至少可为公司节省办公用纸及其耗材的费用。其次是时间的节约,引入协同OA办公系统后,公文草拟、审核、批办、签发、登记、传阅等流程都可以在OA系统上进行,省去了许多不必要的麻烦,为公司深入开展各项工作节约了宝贵的时间。

功能全面便捷:采用协同OA办公系统后,其他应用系统都可以集成到OA系统做接口,网站发布信息、文件归档工作等,都可利用OA模块的相关系统来处理,进行起来更加简捷方便、得心应手。

 

协同办公系统:选型

 

专家提醒您,选OA您所需要看重不能仅仅流于产品表面,更重要的是考察产品真实性、咨询产品技术和了解产品售后服务。

1、先说考察。

任何一款优秀的软件在设计时就必须考虑到各种苛刻的条件:

一、界面清晰整洁排序合理;

二、信息捕捉及时准确不能产生歧义;

三、功能使用方便顺手可以举一反三;

四、支持快捷键允许复制粘贴。

2、再说咨询。

为了适应您的各种需要,OA产品往往需要一定的定制开发,咨询顾问(或项目经理)的能力至关重要。仔细咨询某些功能的技术细节或解决方案,您会发现大部分的咨询顾问并不能给您所需要的全部答案,您当然需要一个技术和管理兼顾的专业人士,而不仅仅是营销人员。

3、三说服务。

软件的销售不仅仅是产品还有产品的售后服务,"卖出去还管它干嘛"的思想普遍存在于某些OA厂商及供应商中。您必须仔细询问售后服务的详情包括期限、费用、由厂商提供还是代理提供等等相关信息,当然最重要的还有服务的品质,最终才能做出综合的判断,选出最符合您理想的OA产品。

 

协同办公系统:数据挖掘

 

在信息化初期,企业更关心的是“销售”过程的信息化,相应地,销售管理软件大行其道。当前,业务层面的销售软件、客户关系管理和项目管理软件、管理层面的办公自动化管理软件、财务管理软件、人力资源管理软件等成为信息化建设核心内容。更有企业面向客户群体,以销售为导向,宣传产品。但如果企业信息化仅仅停留在这个初级阶段,那就相当于在企业内部创建了一个个“信息孤岛”或者“业务孤岛”。这些孤岛本身并不是问题,但如果相互之间缺乏必要的信息共享和业务协同就会给企业运营带来许多不必要的麻烦。

这个时候就需要协同软件来发挥作用了。

协同软件是指那些以团队协作为目标的协作软件工具,主要包括群组协作管理,如:工作流管理、项目管理等等;企业应用集成为信息共享和业务协同提供了手段,但企业信息系统整合其价值必须依靠系统数据集成、过程集成、流程集成等手段加以体现。因而必须通过内部信息的共享和业务的协同,将企业现有的数据和应用无缝隙地集成到一起,让管理系统能够为用户提供从统一的渠道访问所需的信息,完成所需交易。只有数据共享、作业连动,企业信息化才能为企业提供高效的业务工作平台和管理决策平台,成为真正的企业合力。

 

协同办公系统:在我国的发展历程

 

协同软件在我国的发展历程,可以分为以下几个阶段:

第一阶段:以个人电脑PC、打印机、传真机、微软的Microsft Office 等为主的办公软件形成相对独立的工作自动化系统。在这一阶段大部分OA系统都是在单机上运行,因而缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持、信息数据的共享及信息的综合处理。

第二阶段:此时的OA以Internet 为基础,信息资源不再受到通讯技术的限制,使得信息数据的共享、信息的综合处理及相互间的沟通协作在网络上得以实现。此时越来越多的低效重复的手工办公或单机OA转向计算机网络,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理与信息共享,并向集成化、多媒体化、智能化迅速发展,使办公效率大大提高,也为管理和决策提供一定的依据。

第三阶段: OA从以往的日常事务型逐步转向知识型、分析决策型。这一阶段OA的突出特点是:具备对业务数据进行分析评测等功能,根据综合数据库系统及外界所提供的信息进行分析、归纳、比较、判断,对海量业务数据信息基本的智能分析处理功能,能为用户提供有限的决策支持和商业智能分析。

 

协同办公系统:实施步骤

 

不论是厂商还是用户,应该是某种意义上的利益共同体,产品项目实施失败,其实是双方面的失败。那么企业该如何来规避失败呢?

第一步,必须知道自己要什么。

第二步,注重大事、简化小事。

第三步,软件无法解决全部问题。

第四步,高层管理人员的直接介入。

第五步,培训与应用相结合。

第六步,保证应用从日常工作做起。

第七步,阶段性的提交对系统的优化需求。

 

 
 
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