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导语:OA办公系统优势、误区、对不同角色的作用等等。

一、OA办公系统优势:

1、可以数据整合,共享资源
使用OA系统办公,所有数据统一整合保存,在同一平台展示,避免数据信息孤岛。员工在外工作,能随时在手机登陆OA系统,下载需要的文件、图片,还能共享给有需要的同事。对在外办公的销售人员、业务员而言,不仅方便而且高效。

可以提升公司工作人员内部活力
可以整合数据,数据共享,员工之间虽然各自客户信息不能共享,但可查看其它员工的业绩表现,从而刺激业绩不佳的员工奋进,内部形成竞争及赶超的氛围,提高企业销售整体的竞争力。

可以提升工作效率
员工通过手机签到考勤,也能通过手机实时查看考勤时间与位置,员工不必再担心因在外时间的问题影响签到,同时领导能随时掌握员工动态,对于异常情况能及时发现并应对。销售人员在拜访客户时,能立即记录客户信息。所有的工作,随时随地通过手机完成,有利提升销售部门的整体效率!

二、OA办公系统误区

1、满足个性化就是好?
不少软件商为了适应企业的个性化发展需求,加快产品推售,一味迎合、满足企业协同OA办公系统的全面个性化,导致了二次开发和升级维护的工作十分庞大,费用骤升,项目成功率大降。

2、越安全越好?

这里有一个统筹兼顾的问题,控制在一个适当"度"的范围内。需要引起注意的是,系统安全管理包括很多因素,但其中有相当大的一部分是由技术工作来实现的,在实际工作中要协调好网络硬件设计方案、软件开发方案、安全保密实现方案等多方面的关系。
需强调的一点就是,软、硬件产品的安全性都是相对的,任何一家公司的产品,无论是软件还是硬件,都要给自己留有后门,因此过分苛刻"安全性",强调"安全压倒一切",一方面不利于软件的升级提升,一方面不利于协同OA办公系统在企业的推广维护。

3、不要迷信成功用户实施案例
在一个企业成功的OA办公系统,拿到另一个企业未必成功,在一个企业失败的协同OA办公系统,换另一个企业则可能成功。所以企业不要迷信成功用户参观的结果,把它当成经验学习的机会就可以了,而软件商也不要以"样板是瞻",以为有了样板案例就能说服一切,毕竟扎扎实实工作才是真,因此制宜量体裁衣对症下药才能真正地征服用户获得成功。

三、OA办公系统对不同角色的作用


1、智慧决策者
借助规范化的管理优势可以让管理者在管理过程中提升办公效率,缩减不必要的时间浪费,从而让管理者有足够的时间去进行更深远的思考、去更好的制定决策。不仅如此,OA办公系统能够打通运作的各个环节,畅通资金流、物流和信息流,使管理者及时掌握企业内部各方面的业务情况,快速响应流程需求、获取广泛信息、灵活分析数据,帮助企业建立信息管理和辅助领导决策支持平台,助力企业提升管理决策力,使管理者的决策更精准、智慧。

2、全局管理者
对于管理者来说,他们最需要做的就是能够掌控全局,让工作事务不至于“脱轨”,特别是对高层领导而言,作为企业管理的“一把手”,需要了解企业更多的管理问题,了解每个部门不同的工作重点,将整个事务的运作流转程序化、一体化和可控化,连接起企业内每个人、岗位、部门、事务,打通企业管理的血脉。比如,销售业务的跟单细节、各类审批事宜等这些事务都可以通过OA办公系统建立起标准化的流程运作规则和多维度的工作任务运转体系。

3、传道授业者

相信每一个管理者都希望自己手下的新员工能在第一时间内熟悉新业务,迅速成为企业即战力,然而让新员工快速掌握企业知识并融入到新业务环境中需要做足培训工作并花费掉一定的时间和人力培训成本。其中,管理者对新员工的工作指导和经验传授占据整个培训工作的关键部分。
如今,已有越来越多的企业管理层基于人才战略发展、企业未来知识管理考虑,纷纷瞄准了OA办公系统,希望通过协同OA办公系统的知识管理,沉淀老员工的知识资源,为新进的员工提供良好的知识储备。

四、OA办公系统的构建原则

1、数据管理功能。对于已归档的业务流,终端用户在输入业务关键字的基础上,就可查询到包含此文字的所有业务流。同时,OA办公系统管理人员可对无效业务流执行删除操作。

2、相关数据集成功能。OA管理系统还应具备处理考勤类型数据的能力,人事管理人员通过查看该数据可获取院内人员的考勤情况。

3、信息发布功能。

五、OA办公系统可以实现知识管理的自动化

传统的手工办公模式下,文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。就集团公司实际情况而言,目前的档案管理系统已提供了集团公司文档资料归档功能。而通过数据接口的功能加入到OA办公系统以后,则可以把文档使用范围大大扩展开来。

六、OA办公系统还可以实现辅助办公,协同(远程)办公的功能

辅助办公包括如会议管理、车辆管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种办公。而协同办公。支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。现在来讲,随着地域分布越来越广,移动办公和协同办公将成为很迫切的一种需求,而OA办公系统可以使相关的人员能够有效地获得整体的信息,提高整体的反应速度和决策能力。

做为一个现代化企业 ,OA办公系统的建设具有重要作用,我们应该看到OA办公系统虽然是一个促进办公的工具,然而又不仅仅限于工具,自动化的流程必然会带来某些工作流程的改变。

 
 
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