通常企业用户登录到文档管理系统，可以对系统内部信息进行管理，用例包括人员信息管理，组织信息管理，角色信息管理，人员信息管理包括员工的登录名，名称，手机，邮箱等基本信息的管理。组织信息管理就是整个文档系统所具有的文档检索，文档分类管理，文档维护功能的集合，角色信息管理就是人员所具有的角色与组织信息的管理。

       企业建设文档管理系统管理平台时，主要体现在四个方面：文件存储集中、备份集中、管理集中和使用集中。因此对系统的可靠性、处理能力、吞吐能力以及扩充扩展能力提出了较高的要求。为保证业务应用，必须具有高可靠性。

       采用相关的软件技术提供较强的管理机制、控制手段、事故监控和安全保密等技术措施，提高系统的安全可靠性。保证业务应用不中断，确保数据不丢失。为适应集团公司业务以及信息化技术的发展，在文档管理系统的性能、文件存储的扩展、管理功能的改进、文件安全的提升等各方面都具备良好的扩展性。

       当今世界是飞速发展的信息时代，在各行各业中离不开信息处理，这正是计算机被广泛用于管理系统的环境。计算机的最大好处在于利用它能够进行信息管理。但是在众多的资料中，如何规范，准确，快速，全面的管理自己的资料，如书籍，电子资料等，并且方便自己查阅。使用计算机进行信息管理控制，不仅提高了工作效率，而且大大提高了其安全性。文档管理系统就是为了管理好自己的各种有用资料信息而设计的。