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建筑行业OA办公系统实施起来需要注意哪些事
作者:佚名  来源:网络
导语:目前我国各种规模建筑企业绝大部分都用上了微机,利用计算机技术进行信息处理和辅助管理,但是在信息化的使用深度还是比较低,建筑企业信息化建设还在外围打转。OA办公系统、财务、进度、质量、资金、设备、材料、视频会议等管理系统普遍及成功应用,对提高企业运营效率起到了一定作用,但是显然还未达到当初企业信息化建设初衷,所建成的信息化系统对建筑企业核心业务即项目的成本管控及风险管控作用有限。
 
     OA办公系统实施就是知识转移、管理理念更新和办公习惯改变的过程。期间,最重要的工作和最有效的方法就是培训。根据项目实践,OA项目实施建议采取“速赢+提升”的策略,首先部署实施急需的,见效快,易实施的模块,例如:协同管理和表单应用模块。从而达到速赢的效果。然后在企业OA应用取得企业广泛认可的基础上,完成公文管理模块的实施,以实现应用提升的目的。关于OA实施方法取决于OA项目本身,概括为两方面内容:企业情况和产品特征。在项目前面已经讨论过产品功能要和企业管理相匹配。分二种情况进行分析:

     1、单个企业和企业版OA办公系统产品。建议采取师傅带徒弟方式传授知识,培训分二个层级开展:企业管理层和企业普通用户。其中企业管理层培训由实施顾问来主讲,建筑行业OA办公系统管理员协助,建议采取集中培训和答疑。在培训内容上更多地是安排一下OA产品理念和OA办公系统操作的内容。目的是让企业管理者树立OA系统办公的信心,同时号召他们做好OA应用的榜样。普通用户培训建议以企业OA办公系统管理员主讲,实施顾问指导。或者实施顾问和OA系统管理员交叉进行。

     这样不仅降低OA实施费用,而且为企业培训了内部OA讲师,并为今后OA办公系统运维提供了保障。另外除了培训外,OA产品安装、服务器部署和OA办公系统初始化(企业组织机构创建、岗位职务设置和OA用户创建等)建议在实施顾问的指导下,由企业信息化中心配合完成。按照这种实施方法,一个实施顾问大概一周工作日就可以完成。

     2、集团型企业和集团版OA产品:建议采取“自上而下、统一规划、分步实施、集中培训”的策略。自上而下是指实施的指导思想。项目团队要营造和宣传这样一种氛围,并坚定这样的信心:建筑行业OA办公系统项目是公司“一把手”工程,得到公司领导大力支持,集团总部亲历推行的系统。统一规划是指系统初始化中的数据和OA实施主计划。初始化过程中的基础数据主要包括:企业组织机构名称和层级、职务和岗位的名称和管理层级等。分步实施是指实施单位和实施模块的顺序要分步进行。

     对应集团型企业,由于下属产业或者企业比较多,企业之间的管理者态度、管理水平、员工素质和IT应用水平都存在差异,这些就决定着OA功能模块实施的顺序,一般来讲,协同管理比较简单,表单应用和公文管理都涉及到管理层参与和领导审批习惯改变,相对较难。另外,企业之间的距离和经营季节也要考虑,即不能让实施团队的时间浪费在路途上,也不能员工在企业生产经营旺季离岗脱产培训。集中培训是指以企业为单位进行集中培训,缺席领导可以单独补课。

     这样做有2个好处:领导带头参训,营造氛围,鼓舞士气,保证了培训质量;提高培训效率,降低实施费用。综上所述,在实施过程中两关键点需要把握:找合适的人和做正确的事。首先要找到合适的人,即从各成员企业选拔好合格的OA办公系统管理员,不仅为OA办公系统项目实施组建团队,而且为今后建筑行业OA办公系统的运维筹集支持体系。

     然后要做正确的事,主要是结合企业管理水平和当前企业“政治”氛围,领会管理层的思想,利用好现有的资源,同时项目组的工作计划要得到管理层认可和支持。最后就是组织有力,快速推进,实现速赢。
【正文结束】


【下一篇】餐饮行业OA管理系统——谁也敌不过创新的利剑
     OA管理系统的问世将企业和组织引领上一条崭新而高效的轨道,由书写到敲击,由纸张到屏幕,公文的流转、信息的传递,潜移默化又掷地有声地改变着大部分人的工作形态,这无疑是一场润物细无声的办……


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