文档管理系统是信息技术在公司里管理中最典型的应用。传统文档管理模式是由人工去管理的，效率低下，无法适用于当前对文档管理的需求。文档管理系统基于网络技术，使办公室对文档的管理工作逐步信息化，从而形成由办公室人员与办公室设备共同构成服务于某种目标的人机文档处理系统，因而可以将跨地区的各个部门紧密连接在一起，从而达到对文档的实时共享，可以最大程度地发挥各级人员的工作效率。
当越来越多的企业、业务部门发现，投入大量人力和物力建造的业务、OA、ERP等IT系统，由于在文档管理方面的先天缺陷，无法有效集中管理和存储文档。于是，更简单、高效的集中管理、检索和存储文档，以提高文档的利用率和员工生产力，成为企业面临的挑战之一。
企业怎样选择适合自己的专业文档管理系统？业界领先的石油行业文档管理系统专家，在综合了行业需求特点之后认为，作为对业务系统的有效补充，专业的文档管理系统要以创新为动力，以安全可靠、简洁易用、经济低廉、专业强大为用户利益。
由于企业类型不同，企业的战略计划不同，企业的管理模式也不经相同等因素，实际的管理信息系统的动能会有不同的功能。但是从抽象意义上来说，无论什么企业，其管理信息系统的功能相同。一般分为数据处理、辅助管理决策两大功能。文档管理系统的数据处理功能以完成企业相关文档的收集、存储、加工、传输和输出，提供信息服务。它是管理信息系统的基本功能；辅助管理决策功能即指对企业生产经营中的结构化决策问题，采用管理信息系统相关学科中提出的定量方法，建立问题的模型，求解问题，获得解决问题的方法。
随着社会的发展和信息技术的进步，全球信息化的直拨越来越明显，任何单位和企业不再是局限于某一个地区，都在自觉不自觉在参与到了全球化的竞争中。在这个全球化的竞争中，政府机关企事业单位对信息的掌握程序，信息获取是否及果，信息能否得到充分的利用、对信息的瓜刘否敏感准确，已越来越成为徇其竞争能力的最重要因素。综上所述，文档管理系统的前景是非常广阔的。
