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差旅管理系统选型注意事项

      而在差旅这一块，企业的成本控制方法更是有限，除了制定差旅管理办法，通过预算控制来节制成本之外再无他法；然而我们都知道除了顶层设计之外，过程控制更加重要，同时也要通过对相关数据的分析处理事后避免同样的错误再次发生。

      我们经常看到很多创业公司一拿到融资，就疯狂的招兵买马、无目的的花费巨额的成本，如果下一次的融资没到位，很可能这家公司就倒闭了！去年的一起唱就是一个鲜明的例子。大部分企业的成本管理和控制水平低下、视野局限，观念和方法均未能适应快速变化发展的外部环境和企业自身的战略需要，在中小企业尤为如此。

      现在有很多企业已经意识到成本控制尤其是差旅费用管控的重要性，那我们现在就可以使用现代的差旅管理系统来进行过程控制，从而达到控制成本的目的。一个好的差旅管理系统应该具备哪些特征呢？我们该如何选择差旅管理系统呢？这里我们以全程费控作为简单的例子进行分析。通过事前预定、事中控制、事后处理的逻辑顺序一目了然的了解差旅管理系统中理应具备哪些功能。

     合理的差旅管理系统应该具备的模块
              1、好的差旅管理系统差旅采购范围广、一站式、成本低：借助于差旅管理系统，我们可以利用供应商（提供差旅管理系统的一方）的渠道资源，降低差旅采购成本。比如全程费控当中的预定系统覆盖范围非常广，小到礼品，大到预定宾馆，一站式为你解决；并且相关的资源提供方都是与全程费控有着长期稳定合作关系的。

     2、好的差旅系统差旅审批流程便捷化：现在很多出差的人员会携带手提电脑，但是手提电脑不可能一直提着，而手机则是无时无刻陪伴在出差人员的左右。因此基于移动端的审批流程则是更加方便与快捷的，全程费控由于采用的是SaaS模式（不了解SaaS的可以查看SaaS与传统软件的区别一文），在移动端也有app，因此差旅申请审批流程均可在移动端快速完成。

     3、好的差旅系统差旅报销审批流程可控化：审批完之后，重点就移向报销过程了。就报销而言，传统的方法需要报销方提供差旅过程当中的相关凭证，回司后提交与直属上司与财会人员进行报销。在以往，相关的凭证也只是限于而已，但现在我们或许有了更加科学的工具，比如全程费控差旅管理系统中的签到工具，在员工的许可下可获取实时地理位置信息，从而增加了可信性。除此之外，还有其他非常多的功能促进报销流程的合规化。

     4、好的差旅管理系统相关数据清晰化

     按照公司的具体情况设置不同的单元进行差旅成本的核算以及在规定的时间内形成特定的报表，针对不同性质的人群提供分门别类的财务报表数据，并且相关数据均可导出，减轻了财务人员的手工工作负担。同时财务数据也可以便于相关人员进行事后数据分析，更加科学的完善相关制度。

     上述的四点是一个优秀的差旅管理系统应该具备的，缺了任何一环都不能称之为好的差旅管理系统。从差旅过程当中可能的预定环节开始到差旅申请到报销审批再到数据导出，一站式流程如行云流水般真正的将差旅费用控制科学化、高效化，是中小企业内部成本控制的有效工具。