文档管理，是文档、电子表格、图形和影象扫描文档的存储、分类和检索。而知识管理主要分为隐性知识和显性知识，围绕各种来源的知识内容，利用信息技术，实现知识的生产、分享、应用以及创新，并在企业个人、组织运营、客户价值以及经济绩效等诸方面形成知识优势和产生价值的过程。它更重要的是隐藏在组织层次或个人头脑中的知识，如企业的文化、思想，员工的技能、解决问题的思路等。

从概念中可以看出，文档更多仅仅是存储知识的一种方式，而知识管理却能够把隐性的知识转变成显性的知识,可以实现知识共享、交流、利用并不断创新，并发挥其价值。

在知识管理系统中建立知识库，企业可以按照部门、企业架构来设置文档的目录。如把不同的部门发生的文档放在不同的业务部门文档下，即用组织结构设置知识文档目录（这里与文档管理相同，收集和统一整理文档）。但知识管理更大的功能是能够形成知识关系网络和知识地图。通过索引目录，企业中的知识资源的位置能很快的被找到；同时，它更揭示知识节点间的关系，如相关、相邻、包含等；更重要的是揭示了知识与人之间的联系。比如，存在于人头脑中的隐性知识，很难显性表述，或者转化成本太高等制约因素从而难以运用隐性知识，所以找到拥有知识的人，也就找到了需要的知识。假如两个部门的人员，技术部甲以前开发过销售管理系统，市场部乙参与过客户跟单，现在需要建立个CRM系统，把两方曾经掌握的知识合理的运用和组织起来即可配合完成系统的建设。

知识管理系统更具有集成能力。知识管理绝不仅仅只简单的文档管理，它重点是通过收集和获取的知识加以转化和应用，通过员工的知识技能的提高为企业创造效益。通过提供一个开放学习和创作知识的平台。让平台内的知识流动起来，知识才能不断的积累与发展。而最好的就是与业务流程集成起来，流程的执行过程中，伴随着知识的获取、应用和创造。实现“流程管道、知识活水”。让知识发挥其最大价值。