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浅析OA办公系统的六大信息化作用

       从而帮助组织解决管理过程中的复杂问题，在实际应用中发挥以下作用：

　　1.建立了完整统一的企业数据库

　　长期以来,企业管理数据出自多个部门，这些数据也仅限于部门使用，同一种数据在不同部门往往各不相同。通过实施OA办公系统，企业可制订数据编码规则，确定各类数据的数据结构，建立完整、统一的企业数据库。

　　2.建立了相对完整的流程架构

　　通过建立OA办公系统，对公司办公流程、角色、动作、权限的灵活配置，满足现代办公对组织行为的多种实际管理应用需求，并以图示化的“流程+表单”方式展现，形象、直观、易学、易用。

　　3.提高了企业管理工作的规范化程度和工作效率

　　OA办公系统的应用，使企业内部的协作效率、信息效率和工作效率得到提升，在企业办公过程中，采用集中式信息处理机制，协同工作以“流程+表单”方式发起，以“人”为中心，通过办公通系统把日常管理中的事务、事件按“角色驱动，流程引导、表单展现、集中共享”的方式协同关联起来，应用于请示、汇报、审批、项目管理、工作安排、信息传递等实际事务、事件处理中，改变工作质量，有效提升传统办公管理手段，提高了工作效率。

　　4.实现了数据共享，可以提供实时、动态的数据信息查询

　　OA办公系统的实施，可实现对企业最重要资产——知识的高效管理、积累、沉淀、传播、应用，摆脱人员流动造成的知识的流失;建立动态的、可控的、统一的、全面集成和协作化的信息应用环境，使得企业各种资源能够在一个统一的平台上高度共享信息、协同完成各种复杂的业务处理，从而形成知识积累的科学体系、共同面对市场环境的变化。

　　5.实现了物流、资金流、信息流的集成

　　公司采购、物管、销售等部门管理业务数据，可以通过ERP系统与财务软件进行收集和处理。目前，很多企业的月底库存结账余额结果可直接传递到财务部门，产品销售、采购的财务结算业务也直接通过系统的应收应付模块完成，销售发票和应收账款数据的共享，改变了以前的财务和销售部门两套帐的现状，从而初步实现了物流与资金流的集成。而OA办公系统可以和ERP、财务软件进行整合，实现企业资源的整体安排与管理，根据实际业务管理和办公需要灵活调整企业资源的分配，顺利实现物流、资金流和信息流的集成，从而进一步提高企业资源的利用率。OA在产品的开放性上做到了极致，采用整合性强的技术架构(J2EE)作为底层设计，并让软件预留大量接口，为整合其他系统提供充分的技术保障。

　　6.提高了企业员工的素质

　　在信息化项目实施的过程中，经过多层次的反复培训，使公司领导及企业员工对信息化建设的重要性有了充分的认识，对“信息化带动工业化”有了更深刻的理解。在培训过程中，除了重点培训OA办公系统的功能应用，还会努力提高各管理业务部门工作人员熟练掌握计算机操作的基本技能，为用户培训一支熟悉管理业务，会计算机操作，能够使用以OA办公系统为代表的信息化工具的新型员工队伍。

　　今天的中国，企业信息化发展如火如荼，一套优秀的OA办公系统将是企事业单位迈进信息化时代的基石。OA系统也可以实现知识管理的自动化。传统的手工办公模式下，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。就集团公司实际情况而言，目前的档案管理系统已提供了集团公司文档资料归档功能。而通过数据接口的功能加入到OA系统以后，则可以把文档使用范围大大扩展开来。比如说，单位新进的员工，只要管理员给他注册一个账号，给他一个口令，他自己上网就可以看到符合他身份的权限范围内的企业内部积累下来的各种知识，这样就减少了很多培训环节。