 国内各个行业、各个领域，都在思索目前面临的安全威胁及应对措施。但是，解决问题只有不再孤立地看待安全事件，把控好信息安全的各个环节，构建协同、感知、主动的防御体系，才能应对新形势下、无处不在的安全威胁。但是，企业、政府部门究竟应该怎么做，致得文档安全专家给出了一个答案。
对企业和政府部门而言，所谓电子信息安全，主要是指企业文件、数据等，这其中就包含企业机密、企业资产和商业机密等信息。这些文件一旦发生意外，将会带来不可估量的损失，甚至会带来毁灭性的的事故。而对于政府部门，更是严重。它们的文档如若发生事故，那么带来的危害将是覆灭的。
所以对于资料应该是全方位保护，保证每一份文档、文件的全生命周期均受到保护，方可称为完美。经专家总结，若要做到保密、安全，同时保证企业运作高效，则需做到以下几点：
1.集中储存，实时备份。文件太过分散，则不好管理，而且不易于备份管理。所有将所有文件集中存储，并且实时进行备份，可保证文件杜绝意外丢失、损坏风险。
2.权限管理，登陆限制。针对员工不同级别或是部门，给予对集中存储的文档的操作权限，从根本降低文件的曝光度。同时根据使用地点，限制登陆。
3.加密存储，保护周到。集中存储的文件，在服务器中存储是进行加密存储的。如发生意外，被人抢先拷走，在其他地方是无法正常打开。保护周到，无死角。
4.快速搜索，加快效率。文档管理系统所提供的搜索功能，应实现毫秒级别搜索。加快搜索速度，使办公更快、更方便。
5.自动办公，协同功能。系统具备自动化办公功能，针对许多简易的操作可自动完成。无需浪费人力。节省企业资源，提高办公效率。同时拥有强大的协同功能，助企业高速发展。
6.文档审计，记录明确。完整的文档审计，可针对文档全生命周期进行记录。可清楚、明确的记录系统中每一份文档，被何人在何时进行过何种操作。 
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