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作者:佚名  来源:网络
导语: 一个ERP系统,动辄上十万,便宜的也要几万。一些几千块钱所做出的ERP系统,则是漏洞百出,白白浪费企业资金。而且每年高额的维护费,也让一些小企业捉襟见肘。OA虽然相对便宜一些,但是OA的作用更加偏向于管理人员。使人员工作规范化。对于企业运作和办公优化则无太大实质性改变。

前几天和几个做企业管理咨询的朋友聊天。聊到了管理系统。几个朋友都说,最近几年接手ERP、OA的项目很多,但大多都比较盲目。根本就不了解ERP和OA,也没有仔细了解自身的实力和目前公司的发展情况,就准备开始做系统。最后大多数公司失败告终,或是濒临破产。

一个ERP系统,动辄上十万,便宜的也要几万。一些几千块钱所做出的ERP系统,则是漏洞百出,白白浪费企业资金。而且每年高额的维护费,也让一些小企业捉襟见肘。OA虽然相对便宜一些,但是OA的作用更加偏向于管理人员。使人员工作规范化。对于企业运作和办公优化则无太大实质性改变。

几个朋友介绍说,与ERP和OA同为管理系统的,还有一种,叫做文档管理系统。这种系统最大的优点是通用性。它的通用性体现在两方面。一方面是行业的通用,每个行业都可以应用。另一方面是企业发展时期的通用性。不管是刚成立的小公司或是跨国大集团。这个系统都会起到关键的作用。而且全部采用B/S架构,方便企业办公,价格较低,每个企业都可以选择。与OA、ERP并列为当今企业管理的“三大杀手锏”。

 

企业管理可分为管人、管事、管物。OA系统针对于对人员进行约束和管理。在企业中负责管人。ERP系统是整合单位各种流程,使其信息化、电子化。增加工作效率。在企业中管事。剩下的企业资料、信息文档等数据,则是由文档管理系统负责管理。

听完朋友的介绍,我私下对文档管理系统进行了了解。文档管理系统发展到2013年,基于B/S架构的文档管理系统已经出现。通过上传到服务器中进行集中存储,管理更加方便,查找更快,而且只要有互联网的地方,就可以通过浏览器直接访问系统。功能众多,包括文档的权限管理、全文搜索、存储加密、审批流程、文档审计、版本管理、规则应用、在线编辑和统计报表等。

为了更好的了解,选择了市面上较为常见的致得E6协同文档管理软件为例。进行了软件的试用了解。在这里和大家分享一下。

采用B/S架构,浏览器与服务器构成体系,只要通过浏览器输入域名,便可与服务器连接。搭建一个海量文档资料的集中存储的平台。在这个平台中,所有的文档资料以及各种文献都可以安全高效地进行管理。实现跨区域作业,资源共享便捷。

树形目录结构,支持根据部门进行目录的分配,在实现文档集中存储安全共享的同时,通过对不同人员设定不同级别、不同权限来保证所有相关机密资料的安全使用。

支持自动备份数据库和完整数据备份两种方式。当企业文档或硬盘因人员操作失误或病毒感染等原因导致破坏时,可以利用完整备份的数据在第一时间进行恢复,保证内部核心数据的完整和安全。

文件快速定位,搜索功能强大。可以基于资料的正文、文件名、后缀、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录等属性组合搜索。

实时沟通,系统设有即时消息,短信平台,并支持邮件发送,提高资源共享,更加具有便捷性。

修订版管理功能,可以保留之前修改过的版本,如果新版资料有误删除或更改不合理的地方,或需要使用旧版时,可以退回到所需版本。

审批流程快捷。建立不同的文件流转形式,实现无纸化办公。文档将根据流程送至相应部门及人员进行审阅,将公文流转与短信通知结合,加速文件的审核与批阅,提高效率。

这种软件的优点是可以让办公更加简洁、智能化。非常适用于发展中企业。可以做到一个帮企业规范办公的效果。反观ERP系统。其实是一个流程系统。把企业经营多年的流程模式使其信息化、电子化。一定要确保现有流程的准确、高效。所以ERP系统比较适合已经成长稳定,规模较大,发展多时的大企业。加之价钱昂贵,不是一般企业可以承受的。所以ERP系统并不是中小企业的最佳选择。

OA、ERP和文档管理系统,这三者的关系可以举个例子来说明。就像是古代武林高手所怀的绝技一样。我们需要内功和招式。就像易筋经,九阳神功,用来护住我们的身体、增加内力,并辅助攻击招数,增强威力。这就是文档管理系统。在确保自身安全的时候,我们需要一定的招数去对敌。这就需要类似于降龙十八掌、六脉神剑等武功。这就是OA系统。至于ERP,则是我们手中的神兵利器,类似于屠龙刀、倚天剑。三者相辅相成。没有哪个重要或不重要。只是时间先后、自身经验等来决定哪个更适合。一点武功不会的人,得到屠龙刀倚天剑,也无法使用,很可能会把自己误伤。只有内力,也只能挨打。光会招数则容易被别人打死。

 




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