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浅谈OA办公系统的后期成本

    很多企业采购了OA办公系统后，对它的后期成本预估和计划不足，导致项目在实施和使用过程中非常被动，甚至半途而废的情况也不是没有。

    那么OA办公软件的后期成本到底都有哪些呢?

    OA办公软件的后期成本很难有统一的标准。对于一些费用，有的有，有的没有，有的多，有的少，但如果全面的总结，会包含以下方面：

   1、实施成本：

      如果企业的需求比较简单，采购了标准化的OA办公软件，而且系统的易用性也很强，企业自己能够独立完成实施，那么就无需再额外付出实施成本了。
 
但如果项目比较复杂，或产品不够易用，企业自己无力实施，那么就需要厂商进行实施，这就需要成本了。

实施工作都有什么呢，主要包括系统安装与调试、人员和组织结构录入、权限设置、功能设置、流程和表单设置、数据录入、系统培训等。这些成本可低可高，厂商可能单独报价，也可能打包报价，可能以时间为节点，也可能以功能实现为目标。

如果在约定时间内没有完成实施目标，而且不是乙方的原因，那么甲方一般还需要再支付实施费。

  2、培训成本：

     在不同的项目中，有的厂商将培训和实施放在一起，有的则单独计算。而且培训的时间、对象、人员、方式不同，成本也会不同，企业需要了解清楚。

  3、二次开发成本：

     二次开发成本是OA办公软件后期成本的一个大头，甚至可能会远超采购成本，但这也是正常现象，关键看用户的需求。

通常企业使用了OA办公软件一段时间后，会提出很多更高的需求，如果这些需求超过了软件的标准功能范畴，就需要付费开发了，比如要进行一些业务工作的管理，或多系统间的数据整合等。

当然，如果企业自己有开发能力，而且软件提供开发接口，最好是华天动力那样的自定义开发平台，那么这部分成本也可以省了。

  4、增加用户成本：

     根据合同约定，一线的OA办公软件在交付时都设定好了用户账号，比如100用户(有的是并发数，有的是最大用户数)。那么如果企业的规模扩大了，有更多人要使用这个系统怎么办呢?只能是向厂商购买用户账号。

这个费用可能会很高，但又很容易遇到，因此企业必须要提前了解厂商的收费标准，并在合同里做出明确约定。

  5、服务成本：

     不管是标准化产品，还是项目化产品，大多OA厂商都会为客户提供一年内的全免费服务(不包含二次开发)，在服务期内，厂商可以免费提供各种技术支持。

但一年过后，厂商就需要收费了，只是收费标准不同。目前一线OA厂商的服务费多在合同额的6-15%之间，也会根据服务内容和方式的不同而有所不同。

当然，如果企业觉得自己可以维护好系统，也就无需缴纳这笔费用了。

  6、升级成本：
     对于OA办公软件的常规升级，大多厂商会提供一个免费的时限(通常和服务期一样)，在这个时限内免费升级，超期后就要收费。

  如果企业觉得自己的系统用着挺好，无需升级，也就不用理这个费用了。

  正是因为OA办公软件可能产生很多后期成本和隐性成本，所以企业在选型时最需要关注的是它的综合成本，也就是总体拥有成本，而非采购成本。

而对于看似很多的后期成本，毕竟企业的主业还在于业务，对系统的一些事交给专业的人来做，会更加事半功倍。企业该省就省，不该省就不省。