文档管理系统为电力业务提供良好支援 |
| 作者：佚名 来源：转载 |
| 导语：当今社会己进入信息社会时代，信息己经受到社会的广泛关注，被看作社会和科学技术发展的三大支柱（材料、能源、信息）之一。信息是管理的基础，是进行决策的的基本依据。在一个组织里，信息己作为人力、物力、财力之外的第四种能源，占有重要的地位。然而，信息是一种非物质的，有别于基本资源的新形式的资源。信息也是管理的对象，必须进行管理和控制。公司文档管理系统是将IT技术用于公司文档信息的管理, 它能够收集与存储公司文档的档案信息，提供更新与检索公司文档信息档案的接口；提高工作效率。
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 2010年，为了应对企业文档数量的快速增长带来的管理和搜索需求，最大化发挥企业文档的价值，某省国家电网计划建立一个高效的共享和管理海量文档的平台，以补充既有业务系统在文档管理方面的不足，并提高员工在文档利用方面的效率。
在经过积极的考察和试用之后，该公司借助业界领先的多可文档管理系统，建立了公司级共享和海量文档管理平台。这个文档管理平台实现了集中存储和海量检索功能，成功实行了知识分享，工作效率大为提高。
无独有偶。某电力建设公司基于多可的海量文档集中存储的云文档部署技术，通过增加不同的驱动器来保存相应的文档，以及在不同存储设备之间的灵活迁移，以低投入建立了超过 10TB的文档管理平台，轻松应对文档的快速增长。 文档管理系统让业务系统价值发挥到极致 大家也许感到奇怪：电力行业是 IT应用最领先的行业之一，每家公司每年投入大量的人力和物力用来建立和完善各种各样的 IT业务系统，为什么这些业务系统无法有效管理文档呢？这需要从 IT技术应用和文档管理的历史谈起。 多可文档管理系统的专家认为，在 20世纪 90年代，电力行业的 IT应用基本上处于基础设施建设时代，这个时代的重点是客户购买了大量的服务器、存储和网络，架构起了畅通的“高速公路”；
2000年-2010年， IT应用进入了流程化/结构化文档管理时代，在这个时期， MES、 DCS、 PLM、 ERP、 CRM、调度系统等系统纷纷建立，产生了大量的结构化文档，很多人由此认为，组织内的所有文档都被有效管理起来了。但一个致命的忽视是：结构化文档是企业经营的结果，而大量生产过程中用于沟通、决策的各种文档，或者根本无法进入系统，或者由于业务系统本身功能的缺失，无法有效的查找和共享。作为企业知识的有效载体，企业文档无法得到有效的挖掘与利用。
从 2010年开始，电力行业信息应用进入一个海量文档智能管理时代。在这个时代，海量的非流程化文档的管理与利用，成为企业面临的重要挑战。多可文档管理系统的专家认为：业务系统绝对不是文档管理系统，一个强大文档管理系统的建立，将与原有的业务系统珠联璧合，并使原有的 IT投资价值得到淋漓尽致的发挥。而本文开头所写的真实例证，全面佐证了这个观点。
多可成功演绎文档管理至简之美 作为一个业界领先的文档管理平台，多可文档管理系统的使命是创新文档管理的至简之道，为电力行业以及其他行业提供了易用、高效、安全、经济的文档管理系统，让企业轻松解决文档管理的难题。借助多可，企业可以轻而易举的集中存储和管理海量的文档和各类资产(如 office文档、视频、音频、图片、 CAD文档)。同时，系统提供了严谨和灵活的权限管理机制和文档共享机制。对电力企业而言，无论企业文档规模有多大，都可以利用多可文档管理系统很安全、便捷的管理文档的存储、分发、打印和下载，全面弥补了企业文档业务系统的缺陷。
对电力企业而言，在多可的帮助下，企业将全面进入文档智能管理时代。企业将轻松架构“知识云平台”，创新发挥企业文档最大价值，管理海量文档，保护知识安全，并实现最佳整体成本架构。同时，多可文档管理系统全程应用简单可靠，所有用户均免现场维护。更为重要的是，作为多可的重要技术创新之一，电力企业可以利用领先的云文档部署技术，不仅能够以云技术轻松管理海量文档，更能轻松应对未来文档的巨增长。 现在，正是得益于多可在文档管理领域源源不断的技术创新投入，多可不仅全面保证了用户利益，提升了电力行业的 IT投资价值，更引领了文档管理系统的简单化潮流，让用户从自助型的部署、简单的应用入门学习，到全程应用免现场维护等过程中感受简单之美，将“简单化”的特色发挥到了极致。
随着科技发展和社会进步，尤其是计算机大范围的普及，计算机应用逐渐由大规模科学计算的海量数据处理转向大规模的事务处理和对工作流的管理，这就产生了以台式计算机为核心，以数据库管理系统为开发环境的管理信息系统在大规模的事务处理和对工作流的管理等方面的应用，特别是在公司文档信息管理之中的应用日益收到人们的关注。
近年来我国信息事业发展迅速，手工管理方式在公司文档信息管理等需要大量事务处理的应用中已显得不相适应，采用IT技术提高服务质量和管理水平势在必行。目前，对外开放必然趋势使信息行业直面外国同行单位的直接挑战，因此，信息行业必须提高其工作效率，改善其工作环境。这样，公司文档信息管理的信息化势在必行。
在传统的公司文档信息管理中，其过程往往是很复杂的，繁琐的，公司文档信息管理以公司文档信息管理为核心，在此过程中又需要经过若干道手续，因为整个过程都需要手工操作，效率十分低下，且由于他们之间关联复杂，统计和查询的方式各不相同；且会出现信息的重复传递问题，因此该过程必须实现信息化。
【正-文-结-束】
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