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档案管理软件功能模块及前景分析

前景分析：

档案管理是一项重要的基础管理工作,涉及了单位所有部门,每个部门均可能产生档案材料,档案日常工作主要包括收集、鉴定、整理、利用、编研、统计、销毁等。经过多年的发展,档案管理已形成较严格的管理流程,档案库存比较规范。但由于文件、档案数量较多,分类方式与组卷方式发生过多次改变,并且档案所涉及的部门很多,各部门又各有自己的接收、移交档案材料目录,它们之间缺乏一个统一的界面,没有相互连接的信息渠道,数据通常被封存在各部门的计算机上,造成工作的重复,增加出错的几率,因此管理有一定的难度。先进的管理思想要用先进的管理手段来实现。在激烈的市场竞争中,很多单位对文件的管理和执行提出了更高的要求。文件的管理是一项复杂程度高,操作严谨的工作,工作中的每点疏忽都可能对实际的生产、安全造成损失,因此运用网络化、微机化的方式来实现单位内部文件、档案管理的现代化具有重要意义。
在信息化建设的热潮中,随着数据库与网络技术的不断完善,很多单位由于受知识结构、经济效益等因素的制约,在计算机辅助管理档案的应用方面,走过了观望、徘徊阶段,都纷纷建设自己的档案资料数字化管理与服务系统,促进档案资料的数字化存储与网络化服务。这对提高档案管理与服务水平具有十分重要的意义。       
档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在从事政治、经济、军事、科学技术、文化等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图像、语音等不同形式的历史记录。档案管理工作从具体业务来说,包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用、编研等工作。其根本宗旨在于维护档案的本质特性和根本价值,并运用各种方法利用档案信息资源,使档案的本质特性和根本价值得以充分体现。档案整理过程包含从普通意义的文件到档案的转变过程。
功能模块介绍：
1、未归档文件管理 是档案管理的组成部分，包括未归档文件信息著录、开放管理、文件鉴定、文件销毁、文件归档、立卷归档、资料整理、借阅管理、文件检索、信息统计、打印输出、系统设置等功能，涵盖文件管理的全过程。
2、全宗管理 是档案管理的组成部分，包括全宗著录、全宗修改、全宗历史、全宗信息统计、检索、打印、输出等。
3、案卷管理 是档案管理的组成部分，包括案卷著录、编制案卷、开放管理、案卷鉴定、案卷销毁、借阅管理、移交接收、检索利用、统计、打印输出等。
4、卷内文件管理 是档案管理的组成部分，包括卷内文件著录、拆卷管理、插卷管理、开放管理、卷内文件鉴定、卷内文件销毁、借阅管理、移交接收、检索利用、信息统计、打印输出等。
5、归档文件管理 是档案管理的组成部分，包括归档文件著录、拆件管理、插件管理、开放管理、归档文件鉴定、归档文件销毁、借阅管理、移交接收、检索利用、信息统计、打印输出等
6、资料管理 包括资料著录、开放管理、资料鉴定、资料销毁、借阅管理、移交接收、检索查询、统计报表、打印输出等。
7、系统维护 包括用户权限设置、系统日志管理、密级和地址设置、数据备份与数据恢复、分类设置、界面设置、系统模板设置、文件夹设置等功能。 8、数据管理  包括提示项设置、倒排项设置、统计界面设置、报表设置、数据导入、数据导出等功能。
9、综合检索   具备进行跨模块之间的模糊查询功能。
10、电子原文的数据库保存   通过电子文件引入后实现了电子文件的数据库保存备份,实现档案的全文录入，建立档案全文库，
11、界面新颖   所有界面较以前有较大改进，不管是录入界面、检索界面、浏览界面都给人良好的视觉感受。
12、多点同时录入与数据共享 网络版软件支持多点的同时录入、综合检索、数据共享等功能。
13、数据完全  利用服务器磁盘阵列多重备份、建立完整的权限体系、数据实时备份等。通过这些手段在安全性方面将比数据分散管理有更强的保障。
14、最大的优点是可以自定义。根据各单位不同的档案类型，自定义规范的档案管理模板、录入界面、打印报表等，操作简单、适用性强。