OA办公系统涉及全员应用,对于企业日常运营来说,会用到哪些基本功能呢?上至企业集团领导,下至普通员工又是如何应用OA办公系统的呢?接下来,就通过具体的OA功能模块,来带大家体验高效的OA办公系统。 1、OA工作流程 企业普遍应用的OA基本功能模块包括:协同工作、工作流程、表单应用、报表处理、公文管理、公共信息、计划管理、会议管理、任务管理、项目管理、知识管理等等,其中企业日常办公中应用频率最高的当属OA办公流程。 我们了解到OA厂商中,广受OA客户青睐的“中国管理软件项目成功率第一品牌”九思软件,其OA工作流程主要功能包括流程定制、流程门户、发起流程、待发流程、流程监控、办结查阅、流程代理、流程转办等。可以方便以管理和制度为中心,规范各单位的分工和协作秩序,并且对业务过程进行关注(工作流执行过程的每一步变化可自动发通知给关注人)、监控、催办,对业务结果进行统计、查询和分析。 2、OA知识管理 铁打的营盘流水的兵,OA知识管理已经成为组织的核心竞争能力之一。企业通过OA办公系统可以把隐形知识显性化,显性知识电子化,对知识进行企业级的收集、分类、沉淀、授权、分享、学习和持续创新,成为领导者构建企业知识竞争力的思考点。 OA办公系统知识管理可以通过对角色的分类,来辅助新员工学习企业知识,或者是帮助重新分配工作的员工迅速了解办公内容。企业员工使用OA知识管理,可以清晰了解自己在企业中的地位,明确权职,找到可以使用的资源,同时关注企业的其他部分,从而了解到整个企业是如何实际运作的。这大大提高了新员工的融入速度,降低了新员工的培训成本。 3、明确你的OA OA知识管理涉及到分角色明确工作内容。所以,企业每个员工工作性质不同,工作内容也各有不同。通过OA办公系统权限设定,规范员工工作内容必不可少。 比如说集团企业的CEO,通过OA办公系统可以直观了解到自身的工作内容及时处理紧急事务,查看员工工作汇报,了解员工工作进度,绩效完成情况,精确规划整个企业下一步工作目标。 如果是企业的行政总监,登录OA办公系统完全可以轻松掌握企业行政事务,按时安排工作会议,总结会议内容,收发公文等等;若是普通员工,早上一来登录OA办公系统,就能看到企业的新闻公告,通过OA知识管理及时了解工作岗位内容,快速投入工作,为企业沉淀积累新知识,与其他员工沟通交流等。随着知识经济时代的到来,社会进步正在不断加速,组织迫切需要一个可以实现内外资源整合的高效的信息系统,从而提升其管理水平。具体表现在:1)需要一个高效的协同管理工作平台能够将组织管理中的业务活动、管理活动及活动产生的信息在组织、部门、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理。2)需要一个有效的知识资产管理平台过去在组织的信息化建设过程往往重视人、财、物这些有形的物质资产管理,忽视了知识资产的管理,需要借助知识管理工具对组织内外的知识进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新,从而提高员工的素质和技能、执行力。3)需要一个个性化的系统访问门户传统的OA功能比较单一,员工容易使用,随着功能的不断扩展,员工对功能的需求也不尽相同,这就要求系统必须具有人性化设计,能够根据不同员工的需要进行功能组合,将合适的功能放在合适的位置给合适的员工访问,实现真正的人本管理。4)需要一个良好的组织文化管理平台开放的社会造就了开放的社会人,组织规模的不断扩大,导致领导与员工、员工与员工间的直接沟通机会越来越少,组织需要构建新的文化环境,便于员工相互沟通、增进了解、发现思想倾向并及时加以引导。5)需要一个集中的信息整合呈现平台办公系统是组织内使用面最广泛、频率最高的信息系统,希望能够通过办公系统实时、直观地了解到组织的运营状况(如生产、营销、财务等数据),同时有效地解决组织内“信息孤岛”问题。6)需要一个灵活的业务流程整合平台当组织面临客户不断提出端到端的服务时,员工办公环境将会越来越复杂,因此需要将日常工作活动、管理活动、业务活动有机的结合,以快速响应客户需求,同时减少不必要的重复工作,将管理流程与业务流程进行有效的整合。综合上述各种新的需求不难发现,现阶段的OA系统将以知识管理为核心、以实时协作为技术支撑手段,以统一的知识门户为展现方式。
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