业务管理是合同管理的核心需求，合同管理软件必须解决实际业务管理中的问题，专注于企业合同管理的动态化、智能化、网络化，为企业提供合理的流程和业务约束以及全方位的合同管理功能，包括合同起草、合同审批、文本管理、履约监督、结算安排、智能提醒合同收付款、项目管理、合同结款情况统计分析、报表输出和决策支持等。
合同管理软件是商务运作中极其重要的一部分，其管理的优劣直接影响商务流程的顺畅。因此，充足的信息资源、便捷的功能操作是 合同管理系统应提供的重要性能。目前，人们往往用传统的人工管理方式结合电子表格来进行合同管理，这种管理方式存在着诸多弊端，如:效率低、保密性差、电子表格容量小，关联性差,不易于查询、更新和维护等。
需要合同管理的企业的业务特点是：企业的业务涉及面广，一方面是客户多，遍及诸多国家若干公司，这些客户既有其固定客户，也有仅是偶尔的业务往来；另一方面是厂家多，这些厂家涉及到各个行业、不同地区、既有公司所属厂，也有联系货源的厂商；自己的固定客户，业务员的调动、离开往往会将客户的有关资料带走，给公司带来一定的损失。
目前，电脑技术、通讯技术和网络技术的飞速发展，带动人们进入了信息时代。借助先进的电脑信息技术，建立企业合同管理软件，可以更快速、高效、准确地掌握企业的经营情况，也可以更方便、更全面、更系统的管理企业运作。在合同管理软件正常运作后能起到提高工作效率以及节约管理费用的作用。
在信息时代的今天，计算机参与企业日常业务管理已成为企业现代化建设的当务之急，研究开发合同管理系统正是为了适应和满足这种要求。合同管理软件是商业行业经常使用的管理系软件，通过对合同的管理，达到合同执行和完成过程的全面信息管理。
现在合同管理软件是利用计算机对合同进行管理，现在已经成为一个企业不可缺少的部分。开发此管理系统的成本不是很多，使用后对于后来的维护不必投入过多的资金，所以通过使用此系统而节约下来的多于劳动力的消耗相比，可以给使用企业带来更多的在经济方面的节省，从而达到开发本管理软件的最终目的。对于不同登录用户的权限设置，在普通用户的登录过程中可以提供简单而快捷的功能，减少操作步骤，节省登录者的查看和修改时间，从而达到操作简单化。
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