在社会不断进步的同时，各企业对人力的利用及财务的支出要求更加合理化，此时若采用一套行之有效的人力资源管理系统来管理员工的基本信息、各项津贴及月工资结算会方便很多。为了便于员工的工资管理、考勤管理、公司部门管理以及缩短工资结算速度，做到高效、智能化的管理，各企业仅需要一套有效的人力资源管理系统软件。
人力资源管理系统是建立在先进的软件和高速、大容量的硬件基础上的新的人力资源管理模式，通过集中式的信息库、自动处理信息、员工自助服务、外协以及服务共享，达到降低成本、提高效率、改进员工服务模式的目的。它通过与企业现有的网络技术相联系，保证人力资源与日新月异的技术环境同步发展。
建立人力资源管理系统是人资单位的责任，建立体系必须先了解组织的独特的组织沿革、企业文化、经营目标、组织设计、工作设计、员工组成、员工需求等等，因此人力资源管理体系不能移植，企业须以自我需求为基础，根据上述五个考量因素，量身规划符合自己所需的人力资源管理体系。因此，并没有所谓的标准化人力资源管理体系。要规划符合自己所需的人力资源管理体系，人力资源主管及主办人员必须养成足够的设计能力，以便建立人力资源管理体系。
但是，现在人力资源管理系统建立最大的问题，不是在于如何建立，而是建立之后，各个子系统之间的衔接未能环环相扣，人力资源管理的整体功能无法发挥。因此，如何整合连结各个子系统，例如任用系统、薪资系统、训练系统、福利系统等，成为一个完整的人力资源管理体系，是当今企业最大课题。
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。随着我国市场经济体制的进一步成熟, 市场竞争已经进入一个更高的层次, 市场的激烈竞争突出了企业中人力资源的重要性, 人力资源管理的地位日益提高。在这种形势下, 适应信息技术发展要求的人力资源管理系统必将成为企业提高人力资源管理效率和水平的有力手段, 它也是未来企业人力资源管理适应环境变化的主要发展趋势。
随着信息技术的迅猛发展及企业中人力资源管理地位的日益提高, 越来越多的企业希望通过信息化的手段提升自身的人力资源管理水平, 人力资源管理系统由此应运而生。人力资源管理系统是一个典型的信息管理系统，人力资源管理系统是为适应企业管理部门管理人员，针对企业信息进行管理的需要而设计开发的软件系统。其主要任务是将企业人力资源管理流程纳入信息化管理，其中信息查询与输出模块是用来实现信息的查询和打印输出功能。
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