大多数企业采用收集归纳法进行需求定义：把空的需求表单发给各部门，一段时间后收集上来，对各部门的问题进行汇总归纳，形成总体的需求概况；继而参考从各个OA厂商产品宣传中收集到的信息，整理出一个大而全、缺乏整体性考虑的需求作为招标文件，让各个OA厂家去做方案。
其实，这样的面面俱到，却往往真正收效甚微。一方面各部门大多是站在自己部门的立场上考虑，常常带有很深的专业色彩，将业务应用需求与协同办公需求混为一谈，总希望一个软件能帮助完成所有的工作事项。另一方面所参考的OA厂商宣传，或鱼龙混杂、或互相抄袭、或无中生有；并且，每一款OA软件各有所长，如果不分轻重缓急的想要集所有闪光点于一身几乎没有可能。
OA选型，要从细节中脱出来，先找到一个组织共性的需求——协同，然后才是关键部门的需求，最后才是重要角色的需求。将企业的需求分出个轻重缓急，才能找真正适合自己公司的OA。
选型有哪些需要注意的事项？每个系统都有自己的优缺点，究竟该如何取舍呢?
一般来说，OA系统的选型者包括CIO、网管、行政主管这三大角色。其中CIO和网管们会对OA系统进行比较全面的评测，包括技术和功能两大方面，并且会追究一些技术细节，比如技术架构、开放性等。
行政主管，如人事主管、财务主管则更多的关注于理念和功能，包括是否能够解决自己的主要问题，是否方便使用等。而大家普遍关心的问题则是OA系统的价格、维护、服务等。
综合来看，选好OA系统需要关注五大要素，即实用性、易用性、开放性、服务、性价比。
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