知识管理系统作为越来越多的现代企业需要引进的现代化管理工具，伴随着企业现代化竞争的快速演变也在快速进行着更新换代，这就使知识管理系统不可能像其它共享式的工具软件一样免费，因为知识管理系统需要专业的公司组织专门的技术人员在充分研究了企业需求和办公需要的基础上，进行专门的研发和改进，这个过程中凝聚了研发公司和研发人员的大量人力、财力、精力等，因此在其价格之中包含了这些成本因素。

一般而言，使用不同时代的技术进行研发，已经在先天条件上奠定了一套知识管理系统的成本基础，例如对于传统型的知识管理系统产品而言，使用过于复杂的开发技术和系统，对于软硬件的要求都很高，这不仅使其成本大大升高难以下降，更使得完成其它配套软硬件的配置更是使企业需要支付的整体预算大为提高，但由于其作为最早的知识管理系统，企业别无他选，便导致了只有超大型的企业才能享用这种知识管理系统的局面，一般的中型小型企业对其更是望而却步。用户数量难以达到一定的增长便使得其成本更加难以降低，使其成为最贵的知识管理系统。

与此同时，知识管理系统所使用的研发技术还导致其升级难度大，需要额外承担知识管理系统的二次扩展费用过高，企业如果想更换别的知识管理系统也难以进行数据转移和转化等，使知识管理系统性价比大大降低，令使用的企业也面临着更换系统的困境，这就不难理解为何在当前这种类型的产品已经极大地不适合现代企业的管理需要，已经显得落后了时代发展与企业发展的要求。