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BPM系统的作用就在于以下三点：第一，使用工作流以后可以大大的缩减了文件处理时间。即缩减了文件在各个部门间流转的大量时间，一般在工作中，文件的传递及转发需要人力和纸张，还需要牵扯到对文件的保护责任，都是费心费时的。其次，使用工作流以后可以实现工作流的专业化以及组织的分层，也就是说要做到每项工作都有专业的人员来处理。再次，运用工作流以后，可以实现对整个业务流程的监控管理。..
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怎样最大化发挥BPM系统的价值 |
| 作者：佚名 来源：网络 |
在启动BPM项目时，企业通常都从详细的流程图开始着手，流程图要真实的刻画工作的流向或者导致不同路径的业务规则。这些流程图虽然最初有益于促进员工理解内部活动，但是会随着任务日益复杂而不断失去价值。而且，在最初的流程部署之前，新的规则与问题常常会忽然出现。所以，我们可以看到因为变化无时不在，实际上我们永远都完不成流程图。
为了避免这些问题，许多公司正在采用一种新的具备适应性的流程发掘方法。这种方法使流程自动化的部署不需要完整的流程图与定义。适应性的开发方法压缩了流程发掘的前期工作量。企业业务流程管理团队仍然包括策划流程实际内容的业务与IT代表。业务团队也与流程专家紧密配合：业务管理人员提供流程、业务环境以及流程与规则所带来的影响等详细知识，而流程专家则在需要的情况下实时地定义流程走向、规则与确定工作的接收者。这个团队负责确保流程能能够快速变化调整以支持独特的业务需要。
从业务发展的角度来看，上述要素按照从最灵活（角色）到最不可变（数据模型）的顺序排列，因此，他们也反映了IT 与业务部门之间的责任分配逻辑。IT系统包括基础设施，以及开发、实施、管理流程的协调技术方面，比如数据、表单与整合。业务经理通过流程专家的指导来管理流程的动态业务部分，比如工作流向、规则、异常情形与用户角色。其他要素（规则、步骤与表单）的责任基于流程的特定细节，所用的BPM产品的性质，用户环境与团队的具体技术可能有很大的差别。
典型的BPM开发通常要求在任何自动化工作实施之前要详细界定一切规则与决议。适应性的发掘方法只需要把很少的时间与精力放在流程的动态细节上面，比如异常情况的处理。采用了适应性的发掘技术，IT系统通常能够把大约60%至70%的工作自动化处理，同时还让业务经理们能够在BPM技术下修改流程。这样，业务部门就获得了更大的机动性，也让IT部门有精力去集中关注更高层次的活动，而不是不断地为流程建造模型。
企业只需简单地对工作的流向与责任进行动态地调整，毋须变更核心流程的定义。这是BPM的一个关键性能指标。上述BPM方案的每一个要素都应该能够独立管理，改变其中一个而不会导致其他的发生变化。每个部分可能用法不同，顺序不同，但是他们本身不会变化。这种方式降低了为管理变更重新分配职责的风险水平。
BPM系统在异常情况发生时，能够自动进行调整或提前通知流程专家，而无须从IT部门要求额外的开发资源。即使BPM系统没有获得下一步将发生什么或者谁会操作下步工作的信息时，但是随着流程的运行，系统会自己侦察到变化。在这些情况下，信息被送到流程专家那里去，他会运用他关于业务与事件前后关系的知识来制定一条规则，从而可以详细说明下一步将发生什么并且会给出相应的理由。
他一旦制定出规则，就会运用到当前场合。规则既然已经确定，就能在将来用来决定日常事务或者任务分配。随着更多的异常情况由流程专家识别定义，系统就会吸收这些可能的规则与路线，使得实际上所有活动都能平稳开展，不再需要流程专家的参与。通过这种方式，复杂的流程的处理不会阻碍整个BPM系统的开发与实施。
注意，一些贴着BPM标签做广告的系统并不一定具备我们前面谈到的功能。开发者可能要在开发工具中对系统进行一部分或者整体的改造。这种情况下，企业会发现自己实际上是在传统的开发模式下来运行BPM系统的。
通过运用这种非传统的开发方式，一家很大的手机公司从BPM中受益匪浅。他们组建了一个10人的流程团队，由二至三名传统开发者集中处理系统整合，但是主要的团队人员是业务分析师，他们管理规则、角色、工作的流向与报告但是不负责程序的编写。现在他们积压的工作不是对流程应用进行任何细微的修改——这些事情他们的业务分析员会快速地处理——而是公司的其它部门想要共享这个经验，需要新的流程。事实上，几乎公司的每个人现在都在运用BPM，而对系统的评价也很正面。与他们交谈，就会很清楚的知道他们都承认运用传统的应用程序工具与方法根本就不可能取得现在的成就。
毋须受缚于每个工作流程的细节，许多公司运用这种新方法来提高运作效率。这个适应性的发掘模型使企业能够在今天从BPM受益，根据需要调整流程活动。通过压缩流程发掘时间，允许无需编程的流程变化，企业就可以从BPM技术中获取最大的效益。
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