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档案管理系统应用:人事档案功能

作者:佚名  来源:转载
优秀的OA系统都会将人事档案独立管理,因为人事档案是人事管理的重要组成部分,包含了专业的人事管理流程,和报表统计信息,不能和其他档案混为一谈。

以国内领先的伟创软件OA系统为例,其人事档案管理的研发理念是:多维度,多角色,分级管理,综合统计分析。它通过建立详细的企业人员档案信息,对企业的人力资源进行比较全面的管理,包括入职离职、人事合同、调职转岗、员工奖惩等一系列管理工作。

伟创软件OA系统提供了详尽的、多维度的人力资源报表管理,可以实时进行企业人员的组成结构、人员职位、岗位分布比等查询。加强了人事档案的分级管理,为企业的经营决策,人员成本控制等提供科学的依据。下图为该系统的人事档案管理功能:

相信人事部的员工会非常喜欢这个功能,因为这个功能可以极大的减少手工操作的时间和压力,把员工从琐碎的工作中解放出来,有更多的精力放在“人”的身上,以优化人员服务和管理。同时,也让人事档案管理更加系统化、可视化、智能化。

我们简单介绍一下人事档案管理中的一些细节,这些细节是优秀的OA系统应该具备的功能,它们包括:

可以在档案中随时记录奖惩信息,处理调职转岗等;

支持人事档案信息的全检索,可以按照任意属性信息进行检索;

新增信息自动生成功能,如输入身份证号后自动生成性别、生日、星座等;

在人事信息中没有的项目可以即录即补,直接保存到列表;

支持自定义科目排序,将常用的科目例如姓名、部门、入职日期等显示在列表前端。

所有报表均采用EXCEL格式,可以在自己的权限范围内导出相关内容;

人事管理员分级管理,可以根据自己的权限查看相应的人员档案信息;

员工提交入职申请单、转正申请单、离职申请单,经审批通过之后,系统将自动记录到档案系统中;

可以保留离职人员档案,对于停薪留职的人员在重新入职后可一键恢复人事档案;

多达14项人事报表,管理层可多角度对人事信息进行统计、分析,全面、准确查看人员变动情况、评估人员成本变化、优化人员结构;

在编辑看来,人事档案管理的安全性设计非常重要,如果忽略了可能会引起很多麻烦,伟创软件等优秀的OA系统在这方面就考虑得比较周到。

一是具有多权限、多角色、多分工的设计。伟创软件针对人事管理工作的分工管理的需求,设计了多权限分级管理模式。通过对数据权限和科目显示权限的控制,大型企业可以将繁重的人事管理工作无缝分解给多名人员,极大方便了分工合作,既提高工作效率,也避免了交叉工作所造成的信息泄密。

二是变更全记录,全方位保证数据安全。在OA系统中,所有的人事档案的变更、删除都有详细记录,随时可以恢复,防止信息误操作。

当前,企业的管理者已经形成一个广泛的共识:人力资源是企业最重要、最宝贵的资产,那么这些“资产”的档案自然也是非常重要的。
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