对于CRM系统的基本概念，可以从三个角度来阐述。首先，CRM系统既是一种管理理念，又是一种改善企业与客户之间关系的新型管理机制。因为CRM系统的核心思想是将企业的客户作为最重要的企业资源，通过完善的客户服务和深入的客户分析来满足客户的需求，保证实现客户的终身价值；同时它实施于企业的市场营销、销售、服务与技术支持等与客户相关的领域。
通过向企业的销售和为客户服务的专业人员提供全面、个性化的客户资料，并强化跟踪服务、信息分析的能力，使他们能够协同建立和维护一系列与客户和生意伙伴之间卓有成效的“一对一关系”，从而是企业得以提供更快捷和周到的服务，提高客户满意度，吸引和保持更多的客户，从而增加营业额。
其次，CRM系统又是一种管理软件和技术，它将最佳的商业实践与数据挖掘、数据仓库、一对一营销、销售自动化以及其他信息技术紧密结合在一起，为企业的销售、客户服务和决策支持等提供一个自动转化的解决方案。再次，CRM系统也是一个管理系统，它是集市场营销、销售、服务和技术为一体的管理系统，通常可以划分为四个子系统：客户市场管理子系统、客户销售管理子系统、客户支持与服务管理子系统、数据库及支撑平台子系统。
CRM系统的作用从实质上讲就是帮助餐饮企业在不同阶段围绕企业核心力做文章, 其根本目的在于让企业进一步适应市场变化, 增强自身的竞争力。市场的变化随时都在发生, 企业竞争也在不断升级, 竞争的每一次升级,都迫使企业强化自身的管理能力; 从企业的整个发展过程来看, 评价一家企业竞争力强弱的指标是不断发生变化的,早期主要是看它在生产制造方面的能力, 后来逐渐过渡到看它分销和物流等方面的能力, 目前其重心就转移到了客户服务, 客户端的服务成为企业竞争的焦点, 也成为评价一家企业竞争力强弱的重要指标。
利用CRM系统，可以有效地降低员工的烦恼，从而有效减少部门之间推脱责任、客户一问三不知等不良现象，对企业效益的影响将是明显的。总而言之，CRM系统的引进和应用，对于加强企业核心竞争能力，提高企业运作效率，增加经济效益有重大意义。CRM系统是现代企业可持续发展的必备管理软件，随着移动电子商务的飞速发展，其重要性将更加明显。
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