其实目前在很多的公司中都存在着很好的“知识管理系统”，当然这种系统是一种非正式的、零散的、不系统的应用，同时这种自发的系统主要是手工操作的系统。例如企业的经理们经常使用网络上的共享硬盘或者是Exchange中的公用文件夹来储存重要的资料，同时经理们主要通过电话或者电子邮件的形式对于企业内人员进行观察，从而发现那些专业技能方面的行家里手。
这些非正式的、零散的、不系统的应用可以解决部分企业知识管理中的问题，但是随着组织或企业的成长，特别是地域的扩张，一个自动化的知识管理系统就显示出非常重要的意义，相对与原始的手工知识管理它可以为企业带来更加巨大的利益。它通过更好的组织信息、分享信息、使用信息以及提供搜寻功能，使得企业的员工和各级经理们可以容易的在最合适的时间找到最合适的文档并能找到拥有某种核心能力的最合适职员。下面简单分析一下知识管理系统软件选型步骤 ：
第一步：这是选择知识管理系统的基础。现在让你选择航天员的宇航服，你估计很难列出几个标准来。因为你不了解。KM系统的选择也是一样，第一步是你必须全面了解什么是知识管理。
第二步：明晰知识管理（大概念）对于你的企业（微观）的目标和价值从而明晰你的企业对知识管理的需求。如果不了解需求，任何东西都不适合你的企业。这是最占用时间的地方。
第三步：了解供应商及其产品。不能使他说如何如何，你要听他的客户、中介机构，你的眼睛的反馈。KMS市场比较乱，胡说八道的厂商比较多。
第四步：同样的原料不同的厨子可以做出完全不同味道的菜，KMS也是如此，你必须弄明白如何将厂商的系统跟你的实际结合起来，用足用好。
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