尽管许多人口头上都知道知识管理不仅仅是一套软件和系统，但在实践中，许多实施知识管理的企业，其知识管理的实施都是从购买了或价格低廉或昂贵的知识管理软件、系统开始的。
由于知识管理理念在国内传播的时间还较短，许多企业的人员对知识管理并没有全面、客观的认识，这样就造成需求方和知识管理软件、系统的厂商间存在着信息不对称，知识管理软件和系统厂商的“忽悠”将许多企业的知识管理负责人弄“晕”:每家软件厂商说的听起来都很有道理，都没错，都仿佛很高深，都许诺他们的软件和系统能够解决企业的问题，让人无所适从。
有一些机构已经购买了知识管理软件、系统才发现问题:这些软件跟自己的需求不搭界，或者虽然满足了部分需求，但关键的需求和关注点却没有满足，造成项目的失败。
什么是知识管理系统？
所谓知识管理系统(KMS)，是一种笼统的说法，比较准确的说法应该是:支撑组织知识管理实施的IT系统。
这是一个众说纷纭的名词，知识管理领域的专家、软件厂商、不同用户等心目中的知识管理系统概念并不统一。
知识管理领域的专家们对知识管理系统的认识上分为两个流派，一是技术与工具观，一是系统观。小编认为知识管理系统是经设计和开发的为组织的决策者、用户提供决策和完成各种任务所需知识的一种系统。小编认为，“知识管理系统是一种集中于创造、聚集、组织和传播一个组织知识的信息系统。知识库和知识地图是知识管理系统的两种常见类型。
从用户需求的角度说，制造型企业与研发型的企业眼中的知识管理系统一定不同，而一个初创型的公司需要的知识管理系统与一家具有一定规模和信息化基础的公司的需求差别也一定很大。
在对知识管理系统的定义上，专家们冗长拗口的定义让人看不清楚，IT系统厂商在自说自话，自卖自夸，每家都有多少成功案例和成功应用;不同类型、不同发展阶段、不同规模的企业对知识管理系统的需求各异，每家企业所需要的或者已经在使用的知识管理系统差异很大，这就是当前知识管理系统面对的问题。
小编认为，所谓知识管理系统(KMS)，是一种笼统的说法，比较准确的说法应该是:支撑组织知识管理实施的IT系统，其本质是一种经由网络通信技术、知识仓库技术、自然语言理解技术、神经网络技术等等技术上建立的组织应用平台、工具、软件等。根据组织规模、类型、发展阶段的不同所需要的系统也不同。
如何选择？第一位的是你的需求明确。另一方面要考虑变化、人(使用习惯、简单易用等)、业务流程。
组织选择知识管理系统的过程，也是组织的知识管理需求明确的过程。只有明确了对支持知识管理的IT系统的功能需求、技术平台需求，加之对现有信息系统现状的分析，才能够制定出一个详细的知识管理系统需求说明，才能够去选择系统。对于系统，不少大型企业选择了自行开发，对于外购系统也要考虑是购买成型的产品还是购买可以二次开发的系统平台。
知识管理系统的选择必须考虑组织架构和业务类型的变化。当前，组织的外部环境不确定性比较大，组织架构和业务类型变动的几率也较高。所以知识管理系统的选择中必须考虑到系统的“柔性”，如果组织架构变动了，系统如何做到“虽需应变”。例如原来某几个人属于某个部门，某部门属于某事业部，如果将这个部门调入另一个事业部，其知识存量怎么办？如果部门撤销了，属于这个部门的知识该怎么处理，系统是否支持自动、快速的具体到岗位、部门的变动都是必须考虑的问题
在知识管理系统的选择过程中，必须考虑到以后使用的员工的习惯、文化背景等因素。人是知识的最重要载体，是知识的使用者和创造者，所以在选择知识管理系统的时候除了功能的需求外，必须考虑系统的可用性、易用性。不论这些系统功能有多么强大，但如果不符合用户的使用习惯、有较陡的学习曲线，这样的系统很难在组织内真正发挥作用。
知识管理系统必须为所有使用的员工创造一个自然、简便的操作环境，结合每位员工完整的日常工作，做到在日常工作过程中自然的进行文件管理、知识分享、知识利用和创造，从而让企业自然而然地建立知识管理基础架构，成功迈向知识管理之路。
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