CRM软件在上线CRM系统中的作用只是管理工具，要使用好系统，更重要的是根据企业情况量身定制的录入规范和制度。如果没有制度，工具再好也不过是空把式。再MrCRM录入制度里，要求业务人员的活动如何记录、客户信息如何录入规范、合同数据如何录入以及系统管理员这边的数据库备份要求等一系列制度。
客户资源流失
广告经营业务人员在发展客户时，借助媒体的品牌工作开展一般情况下比较容易。但由于与客户的联系记录工作需要每日进行，大家记录的方式不统一，有记录在自己的笔记本上的，随手的小纸片上的，还有Excel里面的，信息分散且无法集中管理，而且还存在记录不及时的情况，客户联系信息还是只存在个人手中。就导致了一些客户在有需求时，因为对客户信息收集的不对称，不能及时和客户取得联系，造成部分客户流失。
客户满意度低
业务人员接触的客户数量庞大，第一手的客户资料和联系信息都掌握在业务人员手中，业务主管无法详细的了解客户开发情况，不能有针对性的进行内部协同，团队优势无法发挥，客户的忠诚度依赖于业务人员个人身上。同时，业务人员在同时跟踪多个客户的过程中，由于无法进行自动提醒，丧失了很多销售机会，客户满意度也随之下降，进而影响到这些客户对服务本身的满意度。
团队协作困难
一般而言，广告公司内部按照业务不同的部门：由于部门之间都是互相独立的，每个部门都有客户信息，但是又都不够全面，造成客户资源不能充分共享，形成交叉型的信息孤岛，从而影响到各部门业务高效开展。
全程跟踪客户
通过客户数据库记录业务员的所有客户资料，杜绝了纸片式记录导致的客户信息丢失。业务人员每次在和客户沟通后，按照MRCRM录入规范将与客户沟通的信息录入到系统中。数据逐步导入后，业务管理更加规范，员工工作效率也显著提高，并且作为领导可以及时掌握下属员工的业务进展情况，能够有针对性的提供业务指导，提升经营业绩。
消息通知机制
系统的工作流程节点都会启动通知机制，个人的工作安排自动提醒、合同到期提醒、客户生日列表等，使业务人员的工作更加有条理，客户也感觉到关怀备至，满意度也随之提高。此外，领导可以根据业务人员的记录进行汇总分析，及时发现业务拓展中的一些问题，进行任务分配通知。
搭建统一平台
B/S架构解决了跨部门甚至跨地区的业务协同问题，部门之前的数据进行有序的流转，不同的角色根据不同的职能分配操作模块，查询数据也变得简单，根据任一关键字直接按查询客户，马上就能获取客户的详细信息，包括基本信息和合同情况等，省却掉繁琐的人工通知。
邮件管理工具
对于广告业与客户联系经常使用的邮件管理，推出了与Outlook集成的应用。业务人员不需要改变熟悉的操作环境，邮件收发仍然在Outlook里实现，无须任何额外培训;通讯簿联系人信息自动同步，无需在不同的系统间切换，极大的提高工作效率;在Outlook里轻松收发邮件，和客户往来邮件自动同步关联到CRM系统中;日历、事件、任务同步互动提醒，1次工作2套提醒机制;只关联与客户相关的邮件和日历事件，垃圾邮件和无关邮件自动过滤;Outlook不论是前台的业务人员还是后台的IT维护人员都易学习使用和维护，极大的降低了项目风险和投资成本。
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