采购管理软件可帮助企业控制费用，更轻松地管理供应商，获得供应链可视性，并简化采购管理流程。商业成功的一个关键组成部分是良好的采购管理，确保从最佳的供应商采购适当数量的库存，并且有足够的数量来满足客户订单，同时不会存储比销售更多的库存。采购管理软件可协助并自动执行采购流程中的这些和其他关键任务。
采购管理软件通常还会跟供应商管理系统一起使用，采购和供应是链接起来必不可少的一部分；它们也是ERP管理系统的一部分，从进销存模块中抽离出来的。采购管理软件更多是进行自己内部的管理，对于采购人，采购物品等相关信息的记录，分析，权限管理等；而供应商管理系统更多是对供应商层面进行管理，细化供应商，优化供应商，并对于供应产品和物料进行统一管理。
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