采购一般作为企业的成本中心，要使用采购管理系统进行有效的采购管理，结合一套完整、可行的采购管理制度，以采购管理系统来进行管理将会是企业的运作效率和效果大幅度提高。采购是需要与企业内部需求部门以及外部的供应商共同合作而达成各方需要的过程。如果对采购环节有科学的管理和控制，能够为整个采购管理系统中的各方带来收益，包括供应商和公司。
采购是企业产品质量的基本保证，也就是说企业产品质量不仅要在企业内部控制好，更多的应控制是在供应商的质量管理过程中。利用采购管理系统将供应商上游质量控制得好，可以降低质量成本，减少企业来货检验费等。采购管理系统提高了采购流程的顺畅度及采购信息的安全性和可靠性，共享化的采购流程，实现了采购的公开化和透明化。
通过采购管理系统进行有效采购管理能够保证及时交货，有利于企业产品或服务质量的物料流，保证企业运转，保持企业的持续成本优化。采购管理系统实现企业存货投资和损失的最小化，保证物料持续供应的最有效办法是保持大量库存，提高公司的盈利水平和竞争地位。
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