一个项目通常需要市场部、技术部、财务部、人力资源部、等多个部门的配合来完成，那么，这时候工作流程的制定至关重要。而企业不同的项目工作流程又不尽相同。在项目管理系统中，可以根据项目的性质，自定义模板定义任务范围、任务前后置关系，建立一个初步的项目任务流程，从根本上，项目管理系统帮助企业解决项目流程优化的问题。
项目的进行需要多个部门协同完成，这就必然面临着大量的沟通，项目管理系统提供一个便捷的协作和沟通平台。项目团队成员可以实时记录项目及任务动态，并向指定人员发送相关信息。项目管理系统的一个主要优点是它能很好地保持记录，在整个项目过程中做到有据可查。项目的进度计划、各项任务及所用资源的数据资料，都可以进行保存，以便后续待查。
如今企业对移动办公的需求越来越强烈，而项目管理系统相应的移动端办公就可以实现，在项目人员出差时也能随时随地与其他人员进行沟通，项目管理系统还可以随时查阅项目记录等工作内容，真正实现无障碍办公。在项目管理系统内，项目管理人员可以实时了解各项任务的进展情况，各项任务负责人既可以实时了解项目层面的情况，项目管理系统也可以及时了解其它相关任务的情况。
如今项目管理系统被很多企业使用，也给企业带来了很大的积极影响。项目管理系统不仅提供了项目计划功能，还提供了资源计划功能，帮助项目经理人员实时了解项目人力资源和项目设备资源的忙闲状况，项目管理系统能够及时把空闲的人员或设备分配到项目任务，充分及时利用企业的人力资源和设备资源，提高企业生产率。
