采购管理系统可以使企业掌握采购的主动权：首先，企业根据自已的实际需求，透过网络公布采购的物品及其采购的要求，供应商按需求提供采购物资，采购管理系统减少了采购的盲目性；其次，企业利用网络发布所需的物品，供应商展开网上价格和质量竞争，中标都将质优价廉的商品配送到指定的地点；另外，企业可以通过采购管理系统随时和供应商进行沟通，以便及时获取售后服务。
采购管理系统可使企业提高采购的透明度。采购管理系统是通将采购信息在网站公开，采购流程公开，避免交易双方有关人员的私下接触，由计算机根据设定标准自动完成供应商的选择工作，有利于实现实时监控，避免“暗箱”操作，提高了采购商品和采购价格的透明度。
采购管理系统可使企业优化采购管理过程，采购管理系统是在对业务流程进行优化的基础上按软件规定的标准流程进行，可以规范采购行为和采购市场，有利于建立一种比较良好的的经济环境和社会环境，减少采购过程的随间性。
采购管理系统实现了企业采购行为集中统一，既能降低采购价格，又能使采购活动统一决策，协调运作；另外，采购管理系统是一种“即时性”采购，使企业由“为库存而采购”转变为“为订单而采购：，提高物流速度和库存周转率，采购管理系统实现采购色管理向供应链管理的转变，达到逐步由高库存生产向低库存生产的目的，直至实现零库存生产。
