传统的审批流程，可能需要走上一段时间，如果遇上急事需要处理，审批很有可能被耽误。而利用设备管理系统能有效地处理各种审批、控制程序，可以在线生成、提交、审批，方便了业务流程处理。
设备管理系统最基本的功能就是集成，在以前大多数都是采用人工或者半人工的方式作业，和企业的对接环节经常会出现信息不对称，数据的不流通的情况。设备管理系统可以做到大数据的继承，设置一致性的数据格式，让各类数据高度集中，统一管理，从而提高管理效率和决策水平。
在设备管理系统中，流程的规范化和优化，会提升企业的运作效率，也是向管理要效益的一种重要手段。设备管理系统融合了先进的管理思想，企业在使用设备管理系统的过程中，需要对原有管理流程和作业流程进行深入分析，挖掘出各种流程的不足，然后基于设备管理系统的管理思想进行优化和规范化。
设备管理系统为企业管理提供高度有效的、一体化的控制手段。一体化在于整个控制体系的系统化，所有控制点的设定都是和公司整体的业务处理流程紧密结合的，设备管理系统有效控制程序在整个管理体系中是一个有机的整体，并且在公司整体业务处理流程中高度自动化。
